“Vienmēr” un “Nekad” biroja administratores darbā

Draudzīga, saulaina, pozitīva personība; veikla problēmu risinātāja, pārvalda 3 valodas, laba organizatore. To no administratorēm prasa darba sludinājumi. Realitātē nāk klāt praktiskās lietas – Tev jāspēj saglabāt sava vienmēr “jautrā un patīkamā seja”, žonglējot ar 100 darbiem vienlaicīgi – un kādam vienmēr kas ir nepieciešams tieši šobrīd!

Tādā darba ritmā ir īpaši viegli apmaldīties. Administratores darbs ir kā savienotājs un filtrs teju ar visu uzņēmumā – ārpasauli, klientiem, darbiniekiem, priekšniekiem. Steigā dažreiz pazūd prioritātes un vairs nav skaidrs, kādu informāciju filtrēt, un kādu noteikti nodot tālāk vajadzīgajām personām; kurus darbus darīt uzreiz un kurus – pakārtot citiem, svarīgākiem. Ja administratore nav izdarījusi vienu uzdevumu, tas var iekavēt ķēdi ar citu darbinieku pienākumiem.

Kas ir svarīgākās lietas un kuras iespējams arī pakārtot? Lai arī visu nebūtu iespējams izskatīt vienā bloga ierakstā, šeit ir labs sākums, kas palīdzes orientēties prioritātēs apjukuma brīžos un efektīvāk darīt jau esošos pienākumus: “Vienmēr” un “Nekad” administratores darbā.

 

VIENMĒR

Parūpējies, lai pat saspringtākajos brīžos izdari obligāto minimumu:

  • pieņem klientus vai sadarbības partnerus,
  • atbildi uz telefona zvaniem,
  • pienācīgi organizē vēstuļu korespondenci.

 

NEKAD

Nedari vairākus darbus vienlaicīgi. Par šo, visticamāk, gribas pasmīnēt, tomēr cilvēka smadzenes spēj fokusēties tikai uz vienu darbu vienlaicīgi, lai arī kā gribētos citādāk. Ja ver vaļā dokumentus, apstrādā tos pa vienam; ja runā pa telefonu, vienlaicīgi neatbildi uz e-pastu. Lai cik kārdinoši, šādas darbības nevis ietaupa laiku, bet var atmaksāties ne vēlamajā virzienā, pieļaujot mazāk vai vairāk būtisku uzmanības kļūdu. Piemēram, Sandas vietā iepazīstini priekšnieku ar Santu, un kliente apvainojas; vai kolēģiem e-pastā nosūti, ka jāierodas Brīvības ielā 35, nevis 53.

 

VIENMĒR

Parūpējies, ka zini tehniskos jautājumus:

  • Kā ātri un efektīvi strādāt ar MS Word un Excel dokumentiem (ja jūti, ka darbu ar šim programmām vajag paātrināt, šeit būs noderīgas pogu kombinācijas gan Word, gan Excel programmām)
  • Katru sīkumu biroja printeriem, telefona sistēmām, skeneriem, kopētājiem, faksiem.

Pirmkārt, tas Tev atvieglos ikdienas darbu, otrkārt, pie Tevis noteikti vērsīsies kolēģi ar jautājumiem par šīm programmām un ierīcēm – labāk iemācīties tagad un atbrīvot laiku pareizās atbildes meklēšanai vēlāk 🙂

 

NEKAD

Neiesaisties ar kolēģiem vai viesiem pārāk ilgās sarunās. Lai arī cik vilinoši, Tavi darbi ies raitāk, ja iemācīsies aši novirzīt klientu pie kolēģa, kas ir atbildīgs jautājumā, kurā klients ir nācis. Dažreiz vienkārši piedāvā dzērienu un ļauj viesim pagaidīt! Daudzi cilvēki priecājas par iespēju palikt ar savām domām un sēdēt klusumā – vai klusas, patīkamas mūzikas pavadībā, kas arī vēlamajā gadījumā ir lieta, ko kontrolē.

Kas attiecas uz kolēģiem – šeit talkā jānāk cilvēku atpazīšanas spējām. Ņem vērā katra kolēģa personības īpašības, un nobeidz sarunu, balstoties uz tām. Piemēram, vienam kolēģim pietiks, ja loģiski pateiksi, ka Tevi gaida svarīgs uzdevums; ar citu jārunā, balstoties uz emocijām.

 

VIENMĒR

Pieraksti visu, kas notiek, visus viesu vārdus, telefonus, soļus saviem pienākumiem. Tas palīdzēs dienās, kad atmiņa pēkšņi nestradā, kā vajadzētu, vai situācijās, kad pēkšņi neatceries viesa vārdu, bet Tev ir viņš jāiepazīstina ar priekšnieku. Turklāt Tavi kolēģi labāk varēs paši izdarīt, piemēram, tehniskos darbus Tava atvaļinājuma laikā, ja būsi pierakstījusi soļus, kādos tas jādara, un atstāsi visiem pieejamā vietā.

Visbeidzot, svarīgākais:

 

NEKAD

Nestrādā par administratori, ja nemīli savu darbu. Nemitīgā kņada, strādāšana citu labā; kā komandas, tā viesu uzmundrināšana ar nerimstošu smaidu; problēmu risināšana bez apstājas ir īsta medusmaize un izaicinājums – bet, ne visiem, un tas ir normāli. Ja strādā gadu no gada, bet Tev lielākā daļa pienākumu īstenībā nepatīk, to jūt gan kolēģi, gan priekšnieki, gan viesi. Šāda attieksme gan bojā Tavu veselību, gan neatstāj labāko iespaidu par uzņēmumu, gan nesola labas iespējas tikt paaugstinātai. Ja jūti, ka tas nav Tev, saproti, ko Tev patīk darīt, kas padodas, un pieņem lēmumu. Varbūt priekšnieki tiešām ir atvērti izmantot Tavas spēcīgākās puses un uzdevumus, ko pildi ar prieku, un piedāvāt citu pozīciju šajā uzņēmumā! 

 

Prioritāšu izvērtēšana konkrētajā situācijā nāk ar laiku, tomēr, pieturoties pie šīm pamatlietām, Tavai ikdienai vajadzētu ritēt raitāk un organizētāk.