Semināru rīkošanas ABC

Viens no veidiem, kā darba tirgū pielāgoties straujajām pārmaiņām – uzņemt īsus, bet intensīvus zināšanu kursus, ko saucam par semināriem. Plusu semināriem  ir daudz – vari iepazīstināt klientus ar jaunumiem savā nozarē, izglītot, iegūt jaunus biznesa kontaktus, satikties ar esošajiem un iespējamiem partneriem. Galvenais – ka spēj dot vērtību, kas uzlabos vai atvieglos semināra apmeklētāju dzīves – kā darba vidē, ja, piemēram, stāsti par tendencēm digitālajā mārketingā, tā ikdienā, ja, piemēram, esat uzņēmums, kas ražo plānotājus un seminārs būs par sekmīgāku laika plānošanu.

Ar ko sākt, ja seminārs jāorganizē pašiem un tas nekad nav darīts? Zemāk iepazīsties ar semināru rīkošanas pamatiem.

 

  1. Skaidri nosaki semināra pamatideju:
  • Pirms sāc jebko citu, pāris vienkāršos teikumos jābūt skaidriem pamatiem:
  • Kāds ir mērķis šim pasākumam?
  • Kas būs cilvēki, kam tas noderēs – klienti, sadarbības partneri, citi uzņēmēji?
  • Kāpēc cilvēki gribēs piedalīties? Kāds viņiem būs labums?
  • Kādi, lielos vilcienos, ir galvenie apspriežamie jautājumi, temati?

Svarīgi, ka temati izraisa interesi semināra apmeklētājos jau pirms paša semināra. Bieži vien mums pašiem, kas jau ir dziļi “iekšā” nozarē, liekas aizraujoši temati, kas cilvēkam ārpus nozares nebūt nav. Dažreiz ir vienkārši jāpiestrādā pie intriģējošas temata noformulēšanas. Šīs detaļas ļoti jāņem vērā!

 

  1. Ķeramies pie praktiskām lietām:

Kad ideja un iemesls semināram ir skaidrs, tas jāpapildina ar praktiskiem jautājumiem:

  • Cik runātāju ir nepieciešams?
  • Kāds būs datums un cik ilgi ies seminārs? Kāds ir vēlamais apmeklētāju skaits? (tas ietekmēs gan vietas izvēli, gan ēdienu un dzērienu daudzumu)
  • Kādu tehnisko nodrošinājumu vajag?
  • Kāda ir piemērotākā vieta šādam pasākumam  – uzņēmuma telpas, viesnīcas vai viesu nama telpas, restorāna banketu zāle, mākslas galerijas telpas vai citas publiski pieejamās vietas pasākumiem? Varbūt ir vērts izbraukt ārpus Rīgas? (ņem vērā ne tikai izmaksas vai tehnisko nodrošinātību, bet arī tādas detaļas kā drošas bezmaksas autostāvvietas iespēja, ērta un saprotama piekļuve, sabiedriskā transporta pieejamība, pusdienošanas vietas tuvumā, ja seminārs ilgs visu dienu)
  • Kas nodrošinās ēdienu un dzērienu? Kādas izmaksas tas prasa?
  • Kā popularizēsim semināru (kā tie cilvēki, kam interesēs šis temats, uzzinās par to un ērti varēs pierakstīties)? Vai būs virtuālā tiešraide un kā to nodrošināsim? (šī nu jau kļuvusi par normu semināru rīkošanā, ja nu vienīgi informācija ir pietiekami ekskluzīva vai cilvēkresusu un tehnikas izmaksas neatmaksājas uz to, cik daudz skatītāju Live video sasniegs).
  • Kādus papildmateriālus vajadzēs semināram? (piemēram, izprintētus prezentācijas materiālus, pierakstīšanās lapas, pildspalvas, banerus, identifikācijas kartes, norādes uz semināra telpām, dāvanas runātājam vai semināra dalībniekiem).

 

  1. Apkopo budžetu un izmaksas

Balstoties uz visu piekriekš definēto informāciju un dažādām vietu, runātāju un ēdienu iespējām, sastādi kopīgo budžetu. Atceries par atsevišķas sadaļas iekļaušanu – neparedzētie izdevumi! Tad salīdzini to ar pieejamo budžetu un veic korekcijas, ja nepieciešams.

Pāris ierosinājumi korekcijām:

  • Varbūt nācēji, it īpaši, ja informācija ir ekskluzīva, paši segs daļu budžeta un jānosaka ieejas maksa?
  • Varbūt, neko neatņemot klausītājam, var atrast citu runātāju, vietu vai veidu, kas samazina izmaksas?
  • Ja uzņēmums ir neliels un kontaktu iegūšana uz vietas nav tik būtiska, ir vērts apsvērt semināru tikai digitālā formātā. Tas būtu Live video Facebook platformā, kurā speciālists runā par tematu un skatītājiem no malas iespējams uzdot interesējošos jautājumus. Jāņem vērā, ka arī šis formāts prasa rūpīgu gatavošanos.

 

  1. Sastādi sīkāku grafiku semināram

Kad runātāji apstiprinājuši savu dalību un vieta sarunāta, laiks ķerties pie sīkākām detaļām. Sastādi detalizētu plānu pasākumam, ierēķinot pauzes un ēdienu, dzērienu pārtraukumus.

  • Sastādi sarakstu ar visām semināra rīkošanas komandas kontaktpersonām un viņu atbildībām.
  • Izveido vai parūpējies par cilvēkiem, kas izveido visus izdales, uzaicinājuma un mārketinga materiālus.
  • Ierēķini plānā dubultu atgādinājumu par darāmajiem darbiem visām komandā iesaistītajām personām – arī semināra dalībnieku sagaidītājiem, tehniskajiem cilvēkiem, ēdināšanas pakalpojumu sniedzējiem, u.c.
  • Vienojies par prezentāciju laicīgu iesūtīšanu no runātājiem, lai var pārbaudīt to tehnisko nodrošinājumu.

 

  1. Plāns B

Rēķinies, ka vienmēr kas var aizkavēties vai nojukt, ka runātāji var mainīt savu prezentāciju, dalībnieki var atteikt savu dalību vai kas var nojukt tehniski. Tā vienkārši dažreiz gadās! Atvēli laiku, lai ierēķinātu plānu B dažādām neparedzētām situācijām – un mācīties no tām, ja tās pienāk. 

Laiks ķerties pie darba! Lai veicas pirmo semināru organizēšanā!