Piecas svarīgākās īpašības administratorēm

Kādas īpašības ir svarīgākās biroja administratorēm?

No dažādām interneta dzīlēm apkopojām pieredzējušu amata veicēju un viņu priekšniecības biežāk pieminētās īpašības un spējas, kuras nepieciešamas kvalitatīvai amata pienākumu pildīšanai.

 

1 Organizētība un pašdisciplīna

Labai administratorei jāzina, kurus jautājumus atrast, vienkārši ieskatoties google.lv meklētājā (99%), un kurus jautāt kolēģiem. Līdz ar to, jāspēj saorganizēties, ātri pielāgoties situācijai un sevi motivēt, lai risinātu problēmas regulāri, rūpīgi un patstāvīgi, pirms kāds par to ir ieminējies. Jo slinka organizēšana un problēmu risināšana tagad var radīt daudz lielākas problēmas nākotnē.

 

2 Empātija

Administratore ir biroja centrā. Viņa visbiežāk būs pirmā persona, pie kuras vērsīsies gan biroja darbinieki, gan biroja apmeklētāji. Katram cilvēkam ir savs veids, kā ar viņu veiksmīgāk komunicēt, un biroja administratorei ir īpaši svarīgi trenēt spēju šos veidus un cilvēkus atpazīt un uzreiz pielietot. Vienam vajag skaitļus un faktus, citam – emocionālu un iedvesmojošu runu. Vienam pietiek ar īsu teikumu garāmejot, cits bez piecām minūtēm sarunas jutīsies auksti un atstumti. Tāpat arī jāspēj labi komunicēt telefona sarunās un e-pastos.

 

3 Apķērība – laba atmiņa un ātrs prāts

Abi ir nepieciešami gan veiksmīgai biroja darbu norisei, gan spējai pielāgoties situācijai un jau pieminētajai problēmu risināšanai. Laba atmiņa samazina iespēju, ka pieļausi vienu un to pašu kļūdu divreiz vai aizmirsīsi termiņus. Prāts, kas darbojas ātri, ļauj ātrāk apstrādāt informāciju un pievērsties tik svarīgajām detaļām, neko nepalaižot garām. Abi kopā ļauj nemitīgi mācīties jaunas un jaunas lietas, lai spētu nodrošināt raitu biroja darbību ar katru dienu profesionālāk, veiklāk, prasmīgāk.

 

4 Augsta stresa noturība un paškontrole

Ne katru dienu kolēģi ir laimīgi un klienti nāk uz biroju starojoši, un viss rit kā pa diedziņu. Laba administratore savu stresa noturību un paškontroli parāda tieši izaicinošās situācijās jeb, kad pilnmēness, kolēģu termiņi un 4 aizkaitinātas ārzemju delegācijas sakrīt vienā dienā. Laba administratore spēj noturēt smaidu pat tad, kad visi diedziņi trūkst, un nomierināt apkārtējos – arī, diemžēl, ja viņai kliedz tieši sejā. Tas sākas ar stresa vadīšanu, spēju saglabāt skaidru un vēsu prātu, kad viss ir greizi, un aktīvi risināt problēmas.

 

5 Tīrība un koptums

Kā ārējā izskatā, tā telpās un darba vidē. Pirmkārt, administratorei jābūt koptai un profesionāli ģērbtai, jo tas būs pirmais, pēc kā citi cilvēki vērtēs uzņēmumu (un pašu administratori, protams!). Otrkārt, administratorei jāspēj uzturēt kārtībā telpas, kurās viņa strādā, priekšmeti, ar kuriem darbojas. Vienalga, vai birojā ir apkopēja vai ne. Ja potenciālam klientam iedod kafiju no netīras krūzītes vai viņš pielīp pie vakar izlijušas tējas pleķa uz grīdas, pārdevējam būs grūtāk noslēgt labu darījumu un ieviest uzticību uzņēmumā.

 

Protams, svarīgu īpašību saraksts administratores darbā ir rakstāms grāmatu garumā, tomēr šīs īpašības bieži vien ir pamatā citām īpašībām un ļauj saorganizēties un pildīt darbu arvien labāk, arvien izcilāk.