Organizē sapulci? Ieskaties svarīgāko darbu sarakstā

Sapulces organizēšana var būt stresa pilna.

Kā to atvieglot? Ieviešot sistēmu. Ja Tev ir zināmi svarīgākie soļi, pie kuriem pieturēties pirms, pēc un sapulces laikā, vismaz zināsi, ka svarīgākais ir izdarīts.

Tev, iespējams, nav pārāk daudz laika ievadiem. Ķeramies klāt!

Svarīgākie darbi veiksmīgas sapulces organizēšanā

Pirms sapulces

Savāc informāciju par svarīgākajiem sapulcē pārrunājamiem punktiem.   To var darīt, skatoties pēc sapulces iemesla, uzņēmuma kultūras un iekšējās kārtības.

Piemēram,

  • sapulci par jaunu mārketinga kampaņu var ietekmēt gan vadība, gan komandas speciālisti;
  • sapulce par būtiskām izmaiņām nodaļas darbībā daudzos gadījumos ir tikai vadības rokās;
  • iknedēļas pārrunas parasti ir visas komandas atbildība.

Parūpējies, lai visiem sapulces dalībniekiem būtu skaidra vieta un laiks.Un, lai sapulces vieta esošajā laikā ir brīva un netraucēta, ar ūdeni vai citiem dzērieniem, ja nepieciešams. Un, lai skaidrs, kur ņemt atslēgas vajadzīgajā brīdī.

Ja par sapulces vietu un laiku jāvienojas, labāk uzreiz piedāvā 2, maksimums 3 variantus. Tas ir elastīgs piedāvājums, un aiztaupa laiku garām diskusijām.

Parūpējies par tehniku un/vai citiem palīglīdzekļiem , kas nepieciešami efektīvai norisei. Tas dažreiz nozīmē arī pietiekami daudz krēslu – ne vienmēr par to aizdomājamies!

Informē sapulces dalībniekus par svarīgāko mērķi e-pastā vai sapulces sākumā.

Kāpēc tas ir svarīgi:

  • Skaidri temati un to daudzums ļauj aprēķināt aptuveno sapulces ilgumu.
  • Tehniskais nodrošinājums ļauj fokusēties uz svarīgākajām tēmām un neatņem laiku, meklējot papildus krēslu, lieku atslēgu vai ūdens glāzi.
  • Plāns palīdz nenovirzīties no svarīgākā pašas sapulces gaitā. Turklāt visiem dalībniekiem ir skaidrs, kāds ir mērķis un kāpēc sapulce ir vērtīga.

 

Sapulces laikā

Veic pierakstus par svarīgākajiem punktiem un secinājumiem.

Pieklājīgi atgriez komandu pie galvenā, līdzko novirzāties no tēmas. Balstoties uz iepriekš izstrādāto plānu. Ja tas nelīdz, vari pamēģināt laika argumentu – piemēram, sapulcei paredzētais laiks ir stunda, tāpēc ierosini atgriezties pie šīs aizrunāšanās beigās, kad galvenie temati ir pabeigti.

Sapulces beigās vēlreiz palūdz  visiem (vai atbildīgajām personām) apstiprināt galvenos secinājumus  no pārrunātā (uzskaiti pa punktiem).

Kāpēc tas ir svarīgi:

  • Aizrunāšanās un neskaidri rezultāti ir vieni no galvenajiem iemesliem, kāpēc pastāv viedoklis, ka no sapulcēm jāvairās kā no bitēm. Jo produktīvāk runāsiet un būs redzamāki rezultāti, jo vairāk komanda redzēs, ka sapulcei ir jēga.
  • Kopsavilkums ļauj arī visiem vēlreiz savā galvā saprast svarīgāko, un trenē pieturēties pie tā nākamajās sapulcēs.

 

Pēc sapulces

Īsi apkopo sapulcē pārrunāto. Ja komandai tika dots uzdevums – uzraksti katra atbildības un termiņus. Nosūti sapulces dalībniekiem vai atbildīgajām personām.

Atgriez tehnisko nodrošinājumu, ja tas nepieciešams.

Kāpēc tas ir svarīgi:

  • Šāda dokumentācija ļoti pārskatāmi atgādina par svarīgāko, ļauj izvairīties no pārpratumiem vēlāk (“Bet es sapratu, ka to darīs Sandis/ka termiņš ir nedēļu vēlāk/ka mājaslapas krāsa ir balta, ne zila” – un citiem) un apstiprina katra atbildību tālākajos darbos.  
  • Atdot projektoru, krēslus vai nomazgāt krūzītes ir laba, disciplinēta kolēģa ieradums. Tā arī parādi citiem, ka Tev nepiemīt nevīžība, paviršība vai aizmāršība. Dažreiz neaizdomājamies, taču tas var palīdzēt karjeras kāpnēm!