Noderīgas aplikācijas efektīvām sapulcēm

“Sapulces ir manas mīļākās darba dienas daļas, tajās varētu sēdēt stundām ilgi,” – teica gandrīz neviens. Kopīgas darba komandu tikšanās ir ļoti svarīgas, tomēr mūžsenais jautājums paliek – kā tās padarīt maksimāli efektīvas, lai īsākā laikā mēs varētu pieņemt stratēģiski labus lēmumus un ķerties pie pārējiem ikdienas darbiem?

Viens no risinājumiem – izmantot digitālo vidi. Simtiem dažādu aplikāciju ir izveidotas un vēl tikai top, lai atvieglotu mūsu sapulču plānošanu un norisi. Iedvesmojies no zemāk apskatītajām aplikācijām.

 

Pirms sapulces

Ir uzņēmumi, kuros jau gadiem pastāv konkrēti sapulču laiki, un tas ir labi – darbinieki jau ar to rēķinās un var pakārtot savu darba laiku šim grafikam. Komandās, kurām tikšanās datumi un stundas mainās, savā starpā jāvienojas par piemērotāko. Šim mēŗkim noderēs Doodle aplikācija. Tajā vari izveidot aptauju, lai noskaidrotu vairumam izdevīgāko laiku. Ja jūsu komandai ir, piemēram, kopīga Facebook grupa vai čats, līdzīga iespēja pieejama arī tur. Kad aptauja izveidota, ielūdz cilvēkus nobalsot par piemērotāko laiku un paskaidro, ka ņemsi vērā vairuma viedokli – ja nu laiku, kas der visiem, nevar atrast.

Kopīgs kalendārs noderēs, lai jebkurš var pārbaudīt sapulces grafiku. Kad sapulces laiks ir skaidrs, ieraksti to kopīgā kalendārā, un uzaicini cilvēkus piedalīties tajā. To vari darīt tajā pašā Doodle, kā arī izveidot sapulci kā pasākumu (Event)  Google kalendāra aplikācijā, ja jūsu darba e-pasti ir piesaistīti šai platformai. Pieraksti klāt arī vietu, ja nepieciešams. Šāda publiska informācija nepazūd e-pastos, un mazina ar to saistītos attaisnojumus vai biežu kolēģu un padoto pārjautāšanu, kas gluži vienkārši paņem mazas, bet nozīmīgas ikdienas minūtes.

Google Appointment Slots ir ļoti laba iespēja aizņemtiem darbiniekiem un vadītājiem publiskot laikus, kas ir pieejami, lai tiktos ar kolēģiem vai padotajiem. Tu vari norādīt dienas un stundas, kurās kāds var pieteikties uz tikšanos. Cilvēki, kam ir pieeja šim grafikam, brīvi var pierakstīties uz tikšanos. Ļoti noderīga, ja esi birojā ierobežotu dienu skaitu vai vēlies pārvaldīt savu laiku. Šādi kolēģiem būs zināms, kad Tevi netraucēt ar “mazu jautājumu”, kas pārvēršas stundu garā sapulcē.

 

Sapulces laikā

Cilvēki parasti iesaistās vairāk, ja redz, ka var ietekmēt darba gaitu. Vienkāršs veids, kā to panākt sapulcē – dalīties ar kopējiem pierakstiem. Arī šeit ļoti labi noder Google piedāvātie online dokumenti. Kamēr viens runā, pārējie var pierakstīt viņa idejas, komentēt turpat dokumentā, un sekot līdzi kopējai domai. Tas var palīdzēt pārskatāmāk veidot sapulces un, līdz ar to – ātrāk pieņemt lēmumus un precīzāk turēties pie galvenās domas, neaizplūstot nevajadzīgos sīkumos. Vienīgais mīnuss – šādiem dokumentiem vienmēr vajag interneta pieeju. Ja visiem sapulces dalībniekiem ir Mac datori, koplietot vienu un to pašu dokumentu arī bez interneta pieslēguma palīdzēs SubEthaEdit programma.

Dažreiz sapulces aizkavē cita tehniska detaļa. Projektors nav pieejams, tomēr visiem ir jārāda viens un tas pats dokuments. Citos gadījumos tas nozīmē, piemēram, demonstrēt, kā darbojas konkrēta programma vai mājaslapa. Tur noderēs Join.me, TeamViewer, Fast Viewer vai Google Hangouts. Šie rīki noder arī gadījumos, ja kāds fiziski netiek uz sapulci, jo, piemēram, atrodas citā pilsētā vai saplīsusi mašīna, bet viņa dalība ir ļoti svarīga. Google Hangouts galvenā priekšrocība, salīdzinājumā ar pārējām – tā ir bezmaksas.

 

Pēc sapulces

Lai no kopā sanāksānas būtu labākie rezultāti, vienmēr ir nepieciešams sastādīt konkrētu plānu. Tas nozīmē, sarakstīt, kādi ir turpmāk darāmie darbi, balstoties uz sapulcēs norunāto, un kura atbildībā šie darbi būs. Ja jums jau ir savas darbu plānošanas aplikācijas vai veidi, izcili! Ja vēl nav, noderēs šādi koplietojami darbu plānošanas saiti kā Wunderlist vai Any.do. Uzņēmumi vai aģentūras, kurās ir ļoti svarīga precīza projektu vadība, izmanto arī koplietošanas aplikāciju Asana.

 

nobeigumā

Lai arī lielai daļai šeit pieminēto aplikāciju ir maksa, visbiežāk tām ir arī vismaz 30 dienu izmēģinājuma laiks, kurā pārliecināsies, vai šis rīks tiešām ietaupīs Tavu laiku. Līdz ar to – vai šis ir vērtīgs ieguldījums. Jārēķinās arī, ka jebkurai no aplikācijām būs vajadzīgs laiks, lai visi iemācītos un pierastu pie tās lietošanas. Tieši tāpēc, izvēloties kādu no šeit minētajām aplikācijām, jāatceras uzreiz nemest plinti krūmos. Iespējams, sarežģītākie rīki pēc pāris lietošanas reizēm kļūs par visērtākajiem – un sapulču rīkošana būs produktīvāka.