Kā plānot vadības laiku? Padomi sekretārēm un asistentiem

Iekļaušanās termiņos ir viens no svarīgākajiem faktoriem jebkuram uzņēmumam. Ja esi biroja administratore vai pildi uzņēmuma vadītāja asistenta, sekretāra pienākumus, to, visticamāk, jau zini.

Veiksmīgi palīdzot vadītājam turēties pie laika plāna, Tu burtiski vari kļūt par cilvēku, kas uzņēmumam ir zelta vērtē.

Kā veiksmīgāk plānot vadības dienu, un kā pielāgoties dažādiem vadītāju stiliem plāna izpildē? Lasi blogā!

Pamati vadītāju laika plānošanai (sekretārēm, administratorēm)

1 Pārliecinies, ka pārzini vadītāja ikdienu

Tas nozīmē – kā profesionālā, tā privātā dzīve (protams, pieklājības robežās, tajās, kas ietekmē grafiku). Piemēram. Pārskati pēdējos 2-3 mēnešus priekšnieka vai priekšnieces kalendārā. Atzīmē svarīgākos cilvēkus, ar kuriem viņš/viņa tiekas regulāri. Ja priekšnieks konkrētās nedēļas dienās paķer bērnus no skolas vai pulciņiem – piefiksē arī to. Šādas regulārās lietas ņem vērā, ieplāno, uzstādi kā prioritātes un uzliec tām atgādinājumus.

2 Ieplāno tikšanos ar Tevi reizi nedēļā

Ja tā vēl nedari, ierosini tikties ar vadītāju reizi nedēļā un pārrunāt svarīgākos notikumus kalendārā. Ar 5-10 minūtēm bieži vien pietiek. Šādām tikšanām jānotiek aci pret aci, aiz slēgtām durvīm, atsevišķi no komandas sapulcēm. Cienot vadītāja privātumu.

3 Tikšanās un sapulcēs turi pie rokas kalendāru

Vienalga, elektronisku vai papīra. Uzreiz piefiksē vai palūdz precizēt, kurā datumā varētu notikt tikšanās, sapulces vai pasākums, par ko vadītājs runā ar padotajiem, klientiem, sadarbības partneriem vai ražotājiem. Pēc tam e-pastā noosūti iesaistītajām pusēm, par ko bija vienošanās.

4 Parūpējies, ka plānotājs vadībai ir ērti pieejams jebkur

Izmanto 21.gs. priekšrocības! Jeb – sinhronizē kalendārus visās viedierīcēs. Tā vadība varēs redzēt savus plānus praktiski no jebkuras vietas. Ja Jūsu uzņēmumā to vēl nedarāt, ielūkojies Google Calendar sniegtajās iespējās – tur ļoti ērti var uzlikt privātumu plāniem, kas domāti tikai priekšniekam, kā arī pievienot kolēģus, klientus, partnerus, kad konkrētā tikšanās plānota tieši ar viņiem. Pakonsultējies ar uzņēmuma tehnisko cilvēku, vai izpēti pieejamos resursus internetā – sinhronizācija ir salīdzinoši vienkārša un aiztaupa milzum daudz laika.

Bet. Labākais plāns var nojukt, ja to nepilda.

Kā izveidoto dienas plānu veiksmīgāk ieviest dzīvē, ņemot vērā priekšnieka īpatnības?

1 Bieži pārjautā par plāniem

Vienmēr regulāri pārjautā par saviem plāniem pat tad, kad viss pieejams telefonā. Dažreiz elektroniskos kalendārus neatzīst vispār. Tas ir jārespektē – iespējams, tas nāk kopā ar izcilību citās jomās.

Lai Jums abiem būtu ērtāk:

  • Izvieto viņa kabinetā labi redzamu papīra kalendāru vai plānotāju, kurā regulāri atjauno svarīgāko informāciju – par laikiem, tikšanās vietām, lidojumiem, kontakttālruņiem, un citiem.
  • Vienojaties par atgādinājuma īsziņām, e-pastiem vai regulārākām tikšanām, kad pie viena varat izrunāt plānus ilgākam laika posmam un nebūs vairākas reizes stundā jāpārtrauc citi pienākumi.

2 Pēkšņi maina plānus

Bieži maina plānus pēdējā minūtē?

  • Sarunā regulārus, īsus tikšanās laikus, kad vēl būtu pietiekoši daudz laika, lai veiksmīgi pārceltu dienas plānus.
  • Tikšanos laikā pieklājīgi un regulāri atgādini par plānu nozīmīgumu.
  • Regulāri (un cieņpilni!) paskaidro, kādus citus svarīgus plānus šī konkrētā plānu maiņa izmaina vai atceļ.

3 Mēdz aizkavēties laikā

Regulāri kavē vismaz par 10 minūtēm. Dažreiz tas nav būtiski, dažreiz uzņēmumam var maksāt daudz.

Ja jūti, ka šis ir tas gadījums, iztestē šo:

  • Nosūti 30, 15 vai 10 minūšu atgādinājumus par nākamo tikšanos uz telefonu.
  • Ierosini uzņēmuma iekšienē beigt tikšanās 15-10 minūtes pirms nākamās stundas, lai ir laiks sagatavoties nākamajai sapulcei.
  • Nodrošini vadību ar svarīgāko info, lai var paspēt laikā – labākos maršrutus, sarakstu ar svarīgākajiem materiāliem sapulcei, gala adresēm, ja tikšanās notiek ārpus uzņēmuma telpām.

4 Atvērts komandas jautājumiem

Vadītāju raksturo atvērtība un vēlme palīdzēt uzreiz, kad kādam to vajag. Izcili, tomēr var aizkavēt plānoto darbu izpildi. Tāpēc:

  • Pieklājīgi un cieņpilni norādi uz to un iesaki viņa enerģijas, ērtības un produktivitātes labad ieplānot atsevišķus laikus, kad darbinieki var vērsties pie priekšnieka.
  • Ierosini laika limitu šādām tikšanām – piemēram, 10min ātrai sarunai ar komandu problēmu risināšanai, 20-30 min individuālām sarunām.
  • Palūdz atļauju doties uz priekšnieka/priekšnieces kabinetu, kad laiks ir beidzies, un atgādināt par priekšnieka turpmākajiem plāniem.

Lai izdodas!