Kā organizēt mapes un dokumentus ar krāsām

Ir patiešām kaitinoši, kad pirms svarīgas sapulces nevari atrast tobrīd nepieciešamos dokumentus. Vai arī Tev gadās, kad darba ikdienā piepildās Mērfija likums – atrodi to, ko meklēji vakar, bet pazudis tas, ko vajag šodien?

Piedāvājam soļus ofisa sakārtošanai, kuri palīdzēs labi izskatīties gan ofisam, gan Tev pašam situācijās, kad steidzami jāatrod svarīgi dokumenti.

1. Sāc nodalīt.

Kādas tēmas ir svarīgas Tavā darba ikdienā? Ja tie ir finansu dokumenti,  vari sadalīt pa sev svarīgiem posmiem, informāciju par projektiem, vari sadalīt pa termiņiem vai projektu tēmām, svarīgi, lai šī kārtība būtu saprotama tieši Tev. Cik liela ir Tava darba telpa? Vai Tev pietiks ar trīs dažādām krāsām, ar kurām apzīmēt ikdienā apstrādājamo informāciju, vai dokumentu skapī būs vajadzīgi arī alfabētiskie rādītāji? Šis ir posms, kad noskaidrot šos jautājumus.

2. Piešķir krāsu.

Kādas krāsas Tev asociējas ar darba ikdienu? Luksofora sarkans-dzeltens-zaļš? Vari izmantot šādu krāsu sistēmu, lai iekrāsotu aktuālos projektus, vai arī izmanto dabas krāsas, ja vēlies, lai Tavā darba vidē būtu nomierinoša krāsu gamma. Ja arī Tev uz galda jau ir dokumentu kaudze, kurā nevari atrast nepieciešamos dokumentus, sāc ar tiem. Sākumā veic krāsainas atzīmes ar līmlapiņu palīdzību uz katra dokumenta, ko vēlāk varēsi salikt mapēs, tas palīdzēs izveidot krāsu sistēmu.

3. Izmanto krāsu sistēmu arī plānotājā.

Ja esi izveidojis krāsu sistēmu, bet vēl nevari pie tās pierast, iesakām ieviest šo krāsu sistēmu arī plānotājā, iespējams arī telefonu grāmatiņā kontaktus vari atzīmēt ar krāsām, kuras izmantoji dokumentu kārtošanā.  Ja Tava ikdiena saistās ar vairākiem projektiem vienlaicīgi, savus atgādinājumus un plānotos notikumus vari sev atzīmēt ar attiecīgo krāsu, tādā veidā dienas steigā ātrāk varēsi atpazīt, pēc kuras krāsas mapes stiept roku, lai pārskatītu informāciju, par kuru nepieciešams runāt sapulcē vai zvana laikā.

4. Izmanto dažādus vienas krāsas toņus.

Izveidoji krāsu sistēmu, bet ofiss izskatās kā uguņošanas laikā? Atceries, ka vari izmantot arī vienas krāsas dažādus toņus. Piemēram, ja Tava darba ikdiena saistīta ar pasākumu organizēšanu, vari iekrāsot kāzas zilajos toņos, bērnu ballītes zaļajos.  Tāpat vari nodalīt katra projekta svarīgāko informāciju ar krāsainām līmlapiņām, kuras var būt vienojošs elements starp mapēm – ja atzīmēsi kontaktinformāciju ar zaļām, līgumus ar dzeltenām, finanses ar zilām lapiņām, tas radīs vienotu sistēmu arī starp dažādu krāsu mapēm.

5. Ievies šo sistēmu arī ārpus darba.

Arī mājās Tu vari atvieglot savu dzīvi, sakārtojot informāciju krāsainās mapēs. Vari sakārtot medicīnas dokumentus zilās mapēs, bankas informāciju zaļās, ar dzīvokli saistītos dokumentus – dzeltenās. Darba un ārpusdarba dokumentu uzglabāšanas sistēmu vari saglabāt līdzīgu, bet vari arī nodalīt, izmantojot atšķirīgu krāsu sistēmu.

Ar šādu krāsu sistēmu Tava darba vieta būs kārtīga, Tavu sistēmu novērtēs darba devējs, kolēģi un  klienti. Padari ikdienu krāsaināku jau tagad, jo tieši šomēnes Elba dokumentu kārtošanas mapēm ir akcija, kuru vari apskatīt šeit.