Kā organizēt dokumentu mapes

Pienācis dokumentu arhivēšanas laiks, bet Tavā priekšā stāv nesakārtota dokumentu kaudze?

Dokumentu glabāšana un organizēšana nav vienkārša lieta, un tās pārvaldīšana prasa lielu rūpību. Par dokumentu arhivēšanas pamatiem jau rakstījām citā blogā, šoreiz pievērsīsimies soli iepriekš – kā sakārtot dokumentus pirms arhivēšanas.

Pavisam noteikti lasi tālāk, ja Tev bieži:

  • grūti saprast, kurā mapē likt kuru dokumentu;
  • paiet ilgs laiks, kamēr atrodi vajadzīgo līgumu, rēķinu u.c. dokumentu, kad pēkšņi to vajag;
  • izrādās, ka līdzīgas informācijas dokumenti atrodas 3 dažādās mapēs, kas ir nosauktas dažādās kategorijās.

 Katrai mapes un tajā esošo dokumentu sistēmai jāseko 3 pamatprincipiem:

  1. Vienkārši saglabāt. Neviens nevēlas, lai pusstunda jāpavada domājot, kādā dokumentu mapē likt šo konkrēto papīru. Kārtībai, kādā noglabāt dokumentus, jābūt maksimāli vienkāršai, ar ne vairāk, ne mazāk apakšsadaļām, kā nepieciešams.
  2. Vienkārši atrast. Tas pats no otra gala – dokumenta atrašanai jānotiek maksimāli viegli un ātri.
  3. Vienkārši nodublēt. Ja nākamajā gadā būs jāveido citas mapes, sistēma ir vienkārši dublējama un pielietojama ilgstoši. Katru gadu nav jādomā, kā dokumentus pārkārtot mapēs pa jaunam.

Tagad atliek tos tikpat “vienkārši” ieviest dzīvē (jā, mēs zinām).

Maksimāli pārskatāmi par to, kā organizēt dokumentu mapes.

  1. Sāc ar pierakstiem. Sākumā ne dokumentus, ne mapes neaiztiec. Padomā un uz lapas vai datora dokumentā saraksti pēc pieredzes – kādās plašās kategorijās ietilpst dokumenti? Piemēram, “Finanses un grāmatvedība”, “Iekšējā komunikācija”, “Administrācija”. Maksimāli vienkārši, un pārāk neuztraucies par precīziem nosaukumiem, jo vēlāk tie precizēsies paši.
  2. Izej cauri esošajām mapēm un vienkārši pieraksti, kādās apakšsadaļas jau šobrīd glabājas dokumenti. Tad pieliec to kādā no esošajām lielajām kategorijām. Piemēram, zem finansēm atsevišķi var būt “rēķini”, “gada atskaites”, u.c., zem “Iekšējā komunikācija” – “darbinieku darba līgumi”, “darba instrukcijas”, “sapulču protokoli”, u.c. Varbūt ieraudzīsi, ka vajag precizēt vai papildināt esošās lielās kategorijas – dari to.
  3. Izvēlies krāsas katrai no lielajām kategorijām un iekrāso. Tādas krāsas mapēs arī liec dokumentus. Ja finanses un grāmatvedība, piemēram, zaļā krāsā. Iekšējā komunikācija – dzeltenā. Tas atvieglos gan meklēšanu, gan izlemšanu, kurā skapja pusē meklēt vajadzīgo mapi, kad nepieciešams.
  4. Noglabā mapes maksimāli sev ērtā veidā. Padomā, kurus dokumentus bieži jāliek mapēs vienlaicīgi (vai jāmeklē). Saliec to mapes tuvu vienu otrai plauktos vai kastēs. Tomēr saglabā arī noteikumu: vienas krāsas mapes ir vienā plauktā vai kastē. Ja tas Tev ērtāk, saorganizē alfabēta kārtībā vai pēc datumiem.
  5. Padomā par sensitīvu dokumentu drošību. Katrā uzņēmumā ir dokumenti ar sensitīvu informāciju – parūpējies, ka tie ir droši noglabāti aiz atslēgas vai seifā, ja nepieciešams, un tikai atbilldīgajām personām ir piekļuve tiem.
  6. Ik pēc laika pārbaudi esošo sistēmu. Ja mapē glabājas tikai trīs dokumenti, laiks to pielikt citai apakškategorijai. Ja kāda mape plīst pušu no pārpilnības, sadali šo mapi apakškategorijās.

Lūk! Šādi haotiskajām dokumentu kaudzēm salīdzinoši ātri būtu jāsakārtojas pa mapēm. Svarīgi, protams, neaizmirst pēdējo punktu un regulaŗi paŗbaudīt sistēmu, lai tā saglabājas tikpat veigli saprotama kā sākumā.

Veiksmi un izturību arhivēšanas mēnešos!

P.S. Ja tieši šobrīd jāiegādājas jaunas mapes – šomēnes pie mums saņemsi dāvanā Stenders dāvanu komplektu. pērkot vairāk par 30 mapēm. Ieskaties, ja redzi, ka Tev tas ir aktuāli!