Kā organizēt darba vietu (un ietaupīt kaudzi laika)

Var likties, ka nav laika apsēsties un sakārtot savu galdu un skapju saturu. Tai pat laikā – kad mēs ieraudzītu, cik laika ietaupītu uz saorganizētu vidi, pārdomātu vēlreiz. Tā nav vienkārša mapju pārkravāšana vai lieko papīru izmešana reizi gadā – savas darba vietas organizēšanu visefektīvāk ir uztvert kā atsevišķu projektu, kas ilgtermiņā nodrošinās lielāku produktivitāti un īsāku laiku mazo darbiņu pildīšanai. Līdz ar to – zemāku stresa līmeni ikdienā un fokusu uz patiešām nozīmīgajiem pienākumiem.

Te būs noderīgi padomi, kā efektīvāk saorganizēt savu darba vietu, un uzturēt saorganizēto.

  1. Taisi ģenerāltīrīšanu. Visgrūtākais solis, īpaši tiem, kam katru lietu gribas paglabāt “katram gadījumam”. Te jāņem lietā gribasspēks un jātiek vaļā no visa, ko neizmanto. Pārskati katru lietu pavisam godīgi – nav aiztikta jau kādu laiciņu; īsti neredzi, kad izmantosi; vairs nedarbojas? Met ārā neskatoties. Tas attiecas gan uz papīriem un pierakstiem, gan priekšmetiem un pat mēbelēm – vai tiem jocīgajiem galda dekoriem, kas tikai krāj putekļus. Lieto, mīli vai izmet – bez žēlastības.
  2. Savāc un sašķiro palikušos dokumentus, priekšmetus, mēbeles tur, kur tiem vieta (ja tie tur vēl neatrodas). Vieglāk būs, ja iedalīsi darba vietu trīs zonās – aktīvā darba zona (galds), biežāk izmantoto priekšmetu un papīru zona, lai ātri iegūtu informāciju (kartotēkas, tuvākie plaukti, mapes) un svarīga, tomēr ne tik bieži izmantojamu darba materiālu zona (tālāki skapji, plaukti vai grūtāk aizsniedzamas atvilktnes). Sakārto visu atbilstoši pa zonām. Atceries par atsevišķu drošu vietu visiem augstas konfidencialitātes dokumentiem.
  3. Padari visu viegli atrodamu. Atvēli laiku, lai vēlāk maksimāli viegli spētu orientēties jaunajā sistēmā. Tas ne tikai Tev ļaus vieglāk atrast vajadzīgos dokumentus vai priekšmetus, bet arī atcerēties, kur kas liekams, kad nāks klāt jaunas lietas. Vienkāršs veids, kā to izdarīt, ir izmantot dažādas krāsas atzīmes, vai pārskatāmus uzrakstus.
  4. Pārskati dokumentus, kas ir bieži izmantojamā zonā. Ne par velti esam digitālajā laikmetā – vai ir dokumenti, ko vieglāk ir ieskenēt un izmantot no datora? Tā varēsi ietaupīt vietu šajā zonā vai vismaz izveidot dublikātus svarīgākajām lietām, ja nu tās steigā nozūd.
  5. Izveido sapulču mapi. Tur vienmēr lai stāv materiāli tuvākajām sapulcēm. Piemēram, izdales materiāli, atskaites, lapas, kurās sarakstīti izrunājamie jautājumi, utt. Tas tev aiztaupīs stresu, meklējot visu informāciju pēdējā brīdī un arī pēc sapulces viegli varēsi atrast saistītos dokumentus.
  6. Izveido aktīvo dokumentu mapi. Tur lai stāv visi papīri, kuriem šobrīd gaidi papildinājumu, apstiprinājumu vai parakstu no kolēģiem vai priekšniekiem. Ik pēc pāris dienām ir ērti to pārskatīt un nepalaist garām svarīgus nepabeigtos darbus. Ja regulāri strādā ar konkrētiem cilvēkiem, izveido atsevišķu mapi arī katram no viņiem.
  7. Sakārto galdu. Vēlreiz izmet jebko lieku, ko aktīvi neizmanto ikdienā. Nopērc jaunus galda organizatorus, ja nepieciešams. Papīriem izveido atsevišķus horizontālos plauktus. Atvilktnēs turi kopā visus priekšmetus, ko arī izmanto kopā – piem., aploksnes ar pastmarkām, līmlapiņas ar kladēm, utt.   
  8. Regulāri pārskati papīru kaudzes. Uzdod sev uzdevumu mēnesi no vietas vai katru piektdienu/pirmdienu 15-20 minūtes veltīt visu dokumentu pārskatīšanai. Izmet lieko un pāri palikušo noliec labāk organizētā vietā.
  9. Ievies par paradumu šķirot pastu uzreiz. Atbildēt uzreiz, izlasīt vēlāk, pievienot dokumentiem, nodot tālāk vai izmest.
  10. Izveido sistēmu failu ārā mešanai. Ne visus dokumentus ir jēga vai vajadzība uzglabāt mūžīgi. Saproti, kāda sistēma ir tieši Tavā birojā, un izdomā, kā viegli un pārskatāmi atzīmēsi datumus, kuros šos papīrus var smalcināt vai izmest.
  11. Sakārto papīrus pa kastītēm. Atsevišķa kastīte failiem tālākajai zonai, atsevišķa – žurnāliem un katalogiem (pārbaudi dubultā, ka TIEŠĀM tos kādreiz izmantosi!), atsevišķa – printētiem failiem, kurus kādreiz lasīsi, bet kas nav steidzami.
  12. Katras dienas beigās notīri galdu no liekā (jā, vispār nav viegli, tomēr atmaksāsies!) un saliec pa mapēm, plauktiem vai atvikltnēm pēc krāsām vai uzrakstiem.
  13. Ievies organizēšanu par darba uzdevumu. Atvēli plānotājā reizi nedēļā, kad pārskatīt aktīvos failus un novietot tos atbilstošākā vietā, ja nepieciešams. Pārskati izveidotās mapes vai kastītes – tajā turas viens vai divi dokumenti? Laiks pārvietot tos uz citu vietu un samazināt kastīšu skaitu (lai aizkavētu šādu mapju rašanos – centies nenosaukt tās pārāk specifiski).

Droši izmēģini vienu vai visus padomus pēc saviem ieskatiem. Ļoti efektīvi ir sākt ar maziem solīšiem, lai izveidotu organizēšanu kā ieradumu. Šādā veidā ir ļoti liela iespēja izveidot tādu darba vietu, kurā laiku vari pavadīt, ērti strādājot, un tikai īsu brīdi – meklējot vajadzīgos failus. Produktīvu darba dienu!