Kā kārtot uzņēmumā ienākošās un izejošās vēstules

Lai arī lielākā daļa saziņas notiek e-pastā, daudzos uzņēmumos vēl joprojām katru dienu pienāk kaudze ar papīra vēstulēm. Ne tikai no klientiem, sadarbības partneriem un citām organizācijām – ir uzņēmumi, kuros tas notiek arī iekšienē.

Šis raksts ir kā špikeris administratorēm, sekretārēm un citiem darbiniekiem, atbildīgiem par ienākošajām un izejošajām vēstulēm. Vēstuļu organizēšanas ABC – ja kontrole par sarakstēm un to ienākšanu un iziešanu zūd, vai tas ir kļuvis par jaunu uzdevumu.

 

Kādas vēstules ir jākārto?

Visas aplokšņu vēstules, kas ienākušas no cilvēkiem vai organizācijām ārpus uzņēmuma. Ja ir vienošanās ar vadību, arī iekšējie faili un papīra dokumenti – piemēram, atskaites, ziņas par finanšu darījumiem, iekšējās vēstules. 

 

Cik bieži notiek kārtošana?

Atkarībā no tā, cik bieži ienāk vēstules. Lielās organizācijās ir pieņemts to darīt reizi dienā, pašā dienas sākumā vai beigās. Mazākos uzņēmumos pietiek ar kārtošanu vienu vai divas reizes nedēļā.

 

Kā organizēt dokumentus?

Ir piecas biežāk izplatītās metodes, kā uzglabāt un kārtot vēstules:

  • Pēc veida (klientu vēstules/iekšējā sarakste/ finanšu dokumenti – katram uzņēmumam var būt savas sadaļas);
  • Pēc alfabēta (saņēmēja uzvārds vai organizācijas nozaukums ir kā pirmais burts, ko kārtot secīgi no A līdz Z);
  • Pēc datuma vai hronoloģiski;
  • Pēc ģeogrāfiskā novietojuma (ja uzņēmumā ir bieža sarakste no dažādām vietām, valstīm, pilsētām);
  • Pēc numuriem (piemēram, rēķiniem).

Šos piecus veidus brīvi iespējams kombinēt. Piemēram, starptautiskam uzņēmumam iespējams kārtot vēstules atsevišķi pa valstīm un katru sadaļu pēc datumiem. Ieteicams katram uzņēmumam sākt vēstuļu šķirošanu pēc kategorijām – tā visātrāk varēs atrast.

 

Kā izveidot kategorijas, ja tas uzņēmumā vēl nav darīts?

Tas ir izdarāms vienkāršos soļos.

  1. Sakārto esošās vēstules no atvilktnēm, kastēm vai mapēm, pēc to līdzības.
  2. Iedod katrai kaudzītei kategoriju jeb veida nosaukumu.
  3. Uz vienas lapas saraksti visas kategorijas, kas izveidojušās.
  4. Pārskati sarakstu vēlreiz un izdomā – vai ir iespējams apvienot kādas no kategorijām? Vai vajadzīgs kādu kategoriju sadalīt vairākās apakškategorijās? Vai katras kategorijas vēstules vajadzīgs kārtot pēc papildus sadaļām (numura, alfabēta, valsts?)

Svarīgākais noteikums – kategoriju nav par daudz. Šeit īpaši būtiski saglabāt kritisko domāšanu un izvērtēt, vai konkrētajā kategorijā būs pietiekami daudz vēstuļu, ka tām nepieciešama sava sadaļa dokumentu uzglabātājā vai mapē.

 

Kategorijas izveidotas – ko tālāk?

Nākamais uzdavums – izveidot vietu, kurā pat kolēģi ērti var atrast vajadzīgo vēstuli, ja neesi uz vietas. Izveido atsevišķas mapes, dokumentu uzglabātāja kasti, saliec atvilktnē un pieliec papīra indeksus. Kas vien ir ērtāk Tavā uzņēmumā. Paturi gala sarakstu ar kategorijām un to apakškategorijām viegli pieejamā vietā, lai jebkurš var īsā laikā izprast sistēmu un atrast vajadzīgo vēstuli.

Gadījumos, kad viena vēstule ir jāglabā vairākās kategorijās, izveido tās kopiju, uzraksti virsū “Kopija, oriģināls sadaļā “(x)” un pievieno dokumentus abām kategorijām.

 

Ko darīt ar jaunajām vēstulēm?

Vienalga, vai šķiro tās reizi dienā vai nedēļā, būs ērtāk, ja izveidosi iekšējo sistēmu, kā pieņemt jaunās vēstules. Vienkāršākais veids – izveidot divus horizontālos dokumentu plauktus – “Ieejošais” un “Izejošais” pasts. Katru dienu jāsāk ar jaunā pasta šķirošanu – vai nu vēstuli pievienot uzglabāšanai pa kategorijām, vai nu izsūtīt, vai arī pārsūtīt tālāk vadībai vai kolēģiem. Vienmēr drošības pēc saglabā vēstules kopiju. Ja uzņēmuma politika to pieprasa, uzspied zīmogu ar datumu, kurā vēstule saņemta vai pieraksti, kam tā tiek nodota tālāk.

 

Kā organizēt vēstuļu saraksti?

Gadījumos, kad nepieciešams atbildēt uz vēstuli un Tavos pienākumos ietilpst rūpēties par termiņiem, būs ērti, ja turēsi sev pie rokas dokumentu-vēstuļu reģistra lapu (arī online, ja tā ir vieglāk). Tajā izveido tabulu ar sekojošām sadaļām:

  • Numurs
  • Saņemšanas datums
  • Sūtītājs – Vārds, uzņēmums vai adrese
  • Vēstules saturs (kategorija)
  • Temats (īss iemesla apraksts)
  • Kam sūtīts (amats/vārds, uzvārds uzņēmuma darbiniekam)
  • Atbildes datums
  • Statuss

Statusa sadaļā arī redzēsi, kur šobrīd ir vēstule un ko ar to nepieciešams darīt – uzglabāt vai sūtīt atgādinājumu kolēģim, ka nepieciešama atbilde.

 

Vēstuļu kārtošanai un organizēšanai katrā uzņēmumā, protams, var būt daudz un dažādu nianšu. Šis ir pats pamats, no kura tālāk jāpielāgojas konkrētās darba vietas specifikai.