Kā būt labam un vēl labākam biroja administratoram

Administratora darbs ir neizsakāmi svarīga biroja daļa – tieši šie cilvēki ir atbalsta sistēma, kas rūpējas, lai birojā viss noritētu kā pa diedziņu. Nepieciešamākās spējas un īpašības, kam jāpiemīt labiem asistentiem, sniedzas pāri tikai  spējām darboties Microsoft Office programmās – tās ietver arī izcilu organizēšanu, prasmi izpildīt uzdevumus precīzi pat vissīkākajās detaļās, atbildības sajūtu, uzticamību un spēcīgas laika plānošanas prasmes.

Lai arī katrs birojs var atšķirties, te būs padomi visdažādākajās administratora darba niansēs, kas var palīdzēt jebkuras nozares un lieluma uzņēmumos strādājošiem:

  1. Uzņēmuma reprezentācija un cilvēku uzņemšana. Tā kā lielu daļu no darba sastāda komunikācija pa telefonu un klientu, viesu un piegādātāju uzņemšana, vienmēr jāatceras, ka esi pirmā persona, kas reprezentē uzņēmumu. Vienmēr piedomā pie profesionāla apģērba un laipna balss toņa. Papildus lieta, ko atcerēties – rūpīgi izvērtē personas, kuru komunikāciju nodod tālāk priekšniecībai. Atliec jebkuru, ar ko priekšniekam tagad nav laika runāt. Atstāj skaidras, detalizētas piezīmes par sarunas tematu un cilvēku, lai aiztaupītu priekšnieka laiku atzvanot.
  2. Kafijas automātu uzturēšana. Tava atbildība ir parūpēties, lai tie būtu vienmēr tīri un lai kafija vienmēr būtu rezervē. Ja iespējams, padomā par skaistu dekoru automāta tuvumā, lai nākšana pēc ofisa degvielasbūtu patīkamāka.
  3. Lietu sagādāšana. Administratoru pienākums ir sagādāt jebko – kafiju, pusdienas, dokumentus, banku izrakstus, biroja papīru, tīrāmos līdzekļus – kas vien komandai ir nepieciešams. Jau laicīgi izpēti sistēmu, lai vari maksimāli efektīvi nākamās reizes jau sagatavot nepieciešamo, pirms tas tiek palūgts vai ir beidzies. Lai iekļautos budžetā, pievērs uzmanību specializētajiem ofisa preču veikaliem un lielajiem iepakojumiem – tur nepieciešamo sagādāt var izdoties daudz izdevīgāk.
  4. Ofisa telpu un iekārtu vadība. Pie Tevis vērsīsies problēmjautājumos par jebkādiem ofisam nepieciešamajiem priekšmetiem, tāpēc Tev jāpārvalda katra to sīkākā detaļa. Savu darbu ļoti atvieglosi, ja sastādīsi divas lietas – pirmkārt, plānu ar uzliktiem atgādinājumiem ofisa uzturēšanai (piemēram, logu tīrīšanas laiki ar datumiem, organizāciju, kas to darīs, cik laika tas prasa un pakalpojuma sniedzēja kontaktinformācija). Otrkārt, atvēli laiku tam, lai izveidotu katras iekārtas kodolīgu izmantošanas aprakstu pa punktiem (ja tāds birojā vēl nav izveidots) – tā atvieglosi skaidrošanas laiku kolēģiem, kā arī būs neaizstājams dokuments, kamēr būsi atvaļinājumā.
  5. Pasākumu organizēšana. Ļoti iespējams, ka Tev būs jāpiedalās gan iekšējo, gan ārējo pasākumu organizēšanā – sākot no izstādēm līdz biroja ballītēm (ne tikai Ziemassvētki, arī dzimšanas dienas, lielu mērķu sasniegšanas svinības, gadadienas, darbinieku apsveikšana ar ģimenes pieaugumu vai kāzām, atvadīšanās no lojāliem darbiniekiem, kad tie dodas pensijā). Padoms – jau laicīgi priekšniekam lūdz iekļaut to budžetā. Šādi pasākumi var parādīt vadītājiem gan Tavu radošo pusi, gan spēju rīkoties ar ierobežotiem resursiem.
  6. Informācijas nodošana un organizēšana. Organizēt tikšanās, konferences, biznesa pusdienas vai ceļojumus, sapulces, sūtīt kopīgos e-pastus un atbildēt uz ienākošajiem jautājumiem par uzņēmumu – tas nav viegli. Ja iespējams, lūdz palīdzību, piemēram, ceļojumu konsultantiem biļešu rezervēšanai; vienmēr saglabā papildus kopijas visiem dokumentiem un sastādi biežāk uzdotos jautājumus un atbildes uz tiem.
  7. Biroja iekšējās komunikācijas regulēšana. Pie Tevis nāk gandrīz ikviens biroja darbinieks, tāpēc būs īpaši izaicinoši, tomēr – neielaidies ofisa tenkās. Saglabā savu profesionalitāti un nedod baumas tālāk; tā vietā centies visus iedvesmot un iepriecināt. Ja nonāc konflikta priekšā, atklātība un gatavība piekāpties, lai situāciju izlīdzinātu, būs labākais ierocis.
  8. Darba uzlabošana. Lielajā darbu mutulī agrāk vai vēlāk iezogas pa kļūdai – vienmēr atzīsti savus misēkļus, un piefiksē kā sagatavoties un rīkoties nākamreiz, lai kļūme vairs neatkārtotos.
  9. Laika menedžments. Ātri, rūpīgi un efektīvi – Tavs sauklis jebkurai darbībai. Nemitīgi papildini savas zināšanas par veidiem, kā noteikt prioritātes un sadalīt darbus, lai varētu maksimāli produktīvi strādāt katru dienu, vairāk laika veltot vissvarīgākajiem uzdevumiem.
  10. Ietekmes būvēšana uzņēmumā. Jo neaizstājamāku iespaidu radīsi, jo lielākas karjeras iespējas Tev var pavērties ilgtermiņā – pievērs uzmanību komunikācijai ar kolēģiem. Klausies vairāk kā runā un maksimāli centies palīdzēt. Saglabā cieņu pret sevi, tomēr izturies pazemīgi – cilvēki, kas palīdz kolēģiem sasniegt to, ko viņi vēlas, daudz biežāk rada ietekmi kolektīvā.

Atliek novēlēt produktīvu, efektīvu un pozitīvu nedēļu visiem administratoriem – Jūs esat nenovērtējami svarīga uzņēmuma daļa!