Kā ātrāk izdarīt laikietilpīgākos biroja darbus

Decembris vairumam birojā strādājošo ir īpaši saspringts mēnesis. Ja jau jūti, ka darbu sāk palikt pārāk daudz, ieskaties! Bieži vien neaizomājamies, ka ir veidi, kā ietaupīt milzums laika, lai paveiktu biežākos un laikietilpīgākos darbus.

Lai saprastu, kurus darbus tieši Tu vari saīsināt, uzdod sev šos 2 jautājumus:

  • Kas ir neproduktīvākie un laikietilpīgākie pienākumi, kam Tu velti savu darba dienu?
  • Kā šo pašu izdarīt 2x, 5x, 10x ātrāk, nezaudējot kvalitāti?

Parādīsim piemērus trīs biežāk sastopamajiem darbiem, kas aizņem lielāko daļu biroja darbinieku ikdienu, un kā saīsināt to izpildes laiku, nezaudējot kvalitāti.

Kā ātrāk izdarīt laikietilpīgākos biroja darbus

1 Kā saīsināt laiku e-pastu sarakstēm?

Ja mēs sasēdinātu lielāko daļu birojos strādājošo milzīgā telpā un liktu pacelt rokas tiem, kam nepatīk garās e-pastu sarakstes, ļoti iespējams, ka lielākā daļa paceltu rokas. Tev varētu noderēt šie ieteikumi:

  • Ieplāno 2 laikus dienā, kad pārbaudīsi e-pastus. Piemēram,  plkst. 12:00 un plkst. 16:00. Brīdini par to kolēģus un ignorē e-pastus pārējā laikā.
  • Palīdzi citiem palīdzēt sev pašiem. Uzraksti skaidru vienu variantu, maksimums divus, kāds ir Tavs viedoklis konkrētajā e-pasta jautājumā. Pievieno klāt maksimāli specifisku informāciju, noderīgus saitus, kur pašam saņēmējam meklēt informāciju, ja rodas precizējoši jautājumi. Pieraksti, ka atbildēsi tikai konkrētajā laikā, un skaidri norādi, ko vēlies līdz tam laikam saņemt atpakaļ – pabeigtu uzdevumu, rēķinu, norunātus laikus sapulcēm, utt.
  • Izmanto aplikācijas komandas darba un sapulču efektivizēšanai. Piemēram, aiztaupīt sapulču laiku saskaņošanas ar šo aplikāciju vai projektu darbus komandās ar šo aplikāciju. Tas vairs nebūs jādara 2h e-pastu sarakstēs.
  • Izmanto vienu e-pasta paraugu, lai atbildētu uz vairākiem. Bieži vien cilvēki raksta, lai jautātu līdzīgu informāciju. Saglabā e-pasta paraugu, ko vienkārši pārkopēt kā atbildi. (Tas pats darbojas arī uzņēmuma sociālo tīklu profilos, piemēram, Facebook lapā, ja klienti gāž riņķī Messenger sadaļu ar jautājumiem par produktiem.)

2 Kā atvieglot preču pasūtīšanu?

  • Ja no piegādātājiem bieži jāpasūta preces un pakalpojumi, vai ir iespējams saglabāt iepirkumu grozu un aiztaupīt laiku, liekot vienas un tās pašas preces atkal un atkal?
  • Varbūt var saslēgt kopā vairākus kolēģus, un katrs var grozam pievienot, ko vajag tieši viņiem, viņu nodaļai.
  • Kā ar automatizētu rēķinu apmaksu? Ja pasūtījumi bieži atkārtojas, iespējams internetbankā nokārtot automatizētos maksājumus.

3 Atskaišu un dokumentu pildīšana

  • Šeit noderēs tastatūras saīsinājumi. Ieskaties blogu rakstos par vienkāršiem tastatūras saīsinājumiem Word, Excel programmās un interneta pārlūkā.
  • Pieslēdz auto korektoru, kas pārbaudīs drukas kļūdas un piedāvās bieži rakstītus vārdus.
  • Nosaki konkrētu laiku, kad pildīsi dokumentus, un labāk dari tos visus uzreiz, nevis pamīšus visas darba dienas laikā. Kad noskaņojamies vienam darbam, tas iet raitāk uz priekšu un iemanīsies izmantot visus saīsinājumus, redzēsi, kur vari pārkopēt vienādās dokumentu daļas.
  • Varbūt šis ir darbs, ko darīt sapulcēs, kurās patiesi redzi, ka Tavu pilnu uzmanību nevajag? Jā, jābūt labam darbiniekam un jāiesaistās komandas pasākumos, tomēr mums katram var būt sapulces, apmācības, kur patiesi ir jābūt tikai pienākuma pēc vai ir tikai konkrētas lietas, kas attiecas uz tevi un pārējās ir citiem komandas biedriem. Ja tā ir, vismaz decembrī ir attainsojums šo laiku izmantot lietderīgāk, vai ne?


Varbūt Tev ir kādi veidi, kā dari kādu no šiem biežākajiem laika patērētājiem īsākā un labākā veidā? Dalies komentāros!