Arhivēšanas pamati un kur meklēt informāciju par dokumentu uzglabāšanu

Gada beigās ļoti aktuāla paliek dokumentu arhivēšana. Ir uzņēmumi, kuri tam izvēlas un var atļauties nolīgt arhīva speciālistus-ekspertus. Šādi eksperti parūpējas par visu uzņēmuma dokumentu atlasīšanu, izvērtēšanu, un noglabāšanu. Tas ļoti atvieglo procesu, jo uztici to profesionāļu rokām, kamēr uzņēmuma darbinieki var fokusēties uz citiem pienākumiem. Arhivēšana prasa ļoti plašas zināšanas un orientēšanos likumdošanā.

Diemžēl, ne visi var nolīgt speciālistus. Ko darīt tiem uzņēmuma darbiniekiem, kam dokumentu arhivēšana jāveic pašiem? Turpmākajā bloga ierakstā īss ieskats lietās, kas jāņem vērā, pirms sāk darbu ar uzņēmuma dokumentu arhivēšanu.

Ar ko sākt – dokumentu glabāšanas termiņi

Katram dokumentam ir savs glabāšanas termiņš. Pašos pamatos dokumenti iedalās divās grupās – uz laiku vai pastāvīgi glabājamie. Uz laiku glabājamie dokumenti arī iedalās divās grupās – īslaicīgie jeb tie, kurus jāglabā līdz 10 gadiem, vai ilgstoši uzglabājamie – tie, kurus nepieciešams glabāt ilgāk par 10 gadiem. Dokumentu arhivēšana notiek tikai ar ilglaicīgi vai pastāvīgi glabājamiem dokumentiem, un informācija par arhivēšanai derīgiem failiem jānodod piecu gadu laikā no to radīšanas brīža. Kad glabāšanas termiņš beidzies, uzņēmuma dokumentus drīkst iznīcināt, bet valsts iestādes – tikai ar Latvijas Nacionālā arhīva saskaņojumu.

Kā uzzināt dokumenta glabāšanas termiņu?

Ilgums, kurā jāuzglabā dokumenti, katrā uzņēmumā var atsķirties, piemēram, pēc nozares,  uzņēmuma lietvedības, grāmatvedības un iekšējiem noteikumiem. Tam visam pāri stāv Latvijā spēkā esošie likumi. Viens veids, kā uzzināt termiņu konkrētam dokumentu tipam, ir izpētīt un kopēt iepriekš veiktās arhivēšanas dokumentāciju, šifrēšanu un iedalījumu. Ja tāda nav, tā ir novecojusi vai uzņēmuma dokumentācijā parādījies jauns dokumentu veids – jāmeklē Latvijas Nacionālā arhīva mājaslapā. Šeit ir saite uz sadaļu, kurā pieejami dokumentu glabāšanas termiņi un paraugnomenklatūras:

https://www.arhivi.gov.lv/content.aspx?id=466&mainId=127

Ja šeit nepieciešamo informāciju atrast nav iespējams, jāpēta, vai tā nav pieejama Latvijas likumos vai Ministru kabineta noteikumos. Protams, ļoti vienkāršs veids, kā to uzzināt, ir arī pajautāt kolēģiem, kas ir speciālisti nonkrētajā nozarē vai dokumenta specifikā. Īpaši, ja kolēģiem ir ilgstoša pieredze uzņēmumā un nozarē, ir ļoti liela iespēja, ka viņi prasmīgi spēs paskaidrot dokumenta nozīmi uzņēmuma vai nozares darbībā, cik bieži šis dokuments ir nepieciešams, vai, labākajā gadījumā – tieši pateikt, cik ilgi tas jāuzglabā. Var iet arī no otras puses – jautāt šiem speciālistiem, kādi dokumenti būtu svarīgākie viņu specifikā.

Kas ir pastāvīgi uzglabājamie dokumenti? Kā tos nosaka?

Pastāvīgie dokumenti parasti ir tie, kas raksturo uzņēmuma pamatdarbību – tie, kuru dēļ ir pamatojums, ka un kā uzņēmums eksistē; kādus pakalpojumus sniedz vai kādas preces ražo. Pie šī dokumentu tipa gan nepieder personālvadības, grāmatvedības, kā arī ēku un ražošanas iekārtu uzkaites vai uzturēšanas dokumenti – tie skaitās pie atbalsta funkcijas dokumentiem. Arī to noteikšana parasti notiek, balstoties uz likumiem, tomēr labāk būtu konsultēties ar ekspertiem par šī uzglabāšanas veida dokumentu noteikšanu. Kas ir eksperts? Tas būtu uzņēmuma darbībai nozīmīgs darbinieks, kas ir tiesīgs un spējīgs objektīvi pateikt, ka dokuments ir ļoti nozīmīgs uzņēmuma vai visas nozares vēsturei – piemēram, to varētu izmantot zinātniskos pētījumos nākotnē. Citi eksperti var būtu piesaistīti vēsturnieki. Valsts iestādes Latvijas Nacionālajam arhīvam šādus dokumentus nodod 15 gadus pēc to radīšanas vai uzņēmuma likvidācijas, maksātnespējas vai darbības izbeigšanas procesā.

Ko darīt, kad dokumentu atlase ir veikta?

Dokumentu glabāšanas termiņus apkopo sarakstā, kuru valsts iestādes pēc tam arī nosūta saskaņošanai uz Latvijas Nacionālo arhīvu. Privātajiem uzņēmējiem tas nav obligāti.

Atlasa tos dokumentus, kuriem noteiktais glabāšanas termiņš vai praktiskā pielietojamība, vēsturiskā nozīme jau ir beigušies. Atzīmē, kuri dokumenti ir iznīcināšanai. Atlikušos dokumentus uzglabā pie īslaicīgajiem vai ilglaicīgajiem, pai pastāvīgi uzglabājamiem dokumentiem. Tad katru veidu sadala pa gadiem un dokumentu veidiem, un uzglabā. Uzglabāšanas laikā katru dokumentu atzīmē, šifrē, numurē un iešuj.

Kad konkrētajam dokumentam pienācis laiks iesniegšanai Latvijas Nacionālajā arhīvā, to sagatavo atbilstoši prasībām

Kā notiek iesniegšana Latvijas Nacionālajā arhīvā valsts iestāžu dokumentiem, meklē šeit:

https://www.arhivi.gov.lv/content.aspx?id=326&mainId=269

Pats svarīgākais – kamēr zināšanas nav attīstījušās, obligāti un bieži konsultēties ar nozares speciālistiem, uzņēmuma speciālistiem un citiem, kam bijusi pieredze vai zināšanas šajā jomā – arhivēšana nav vienkāršākais darbs, tāpēc prasa īpašu rūpību un ekspertīzi. Kā jau minējām raksta sākumā, arhivēšana notiek katram uzņēmumam atšķirīgi – ir būtiski apkopot visu pieejamo informāciju, lai izveidotu labāko arhīvu savam uzņēmumam.