9 padomi, kā birojā organizēt atvaļinājumu laikus

Brīvdienas! Kā panākt, lai lielākā daļa ir apmierināti par šī gada atvaļinājumu grafiku? Bez gara ievada, uzreiz pie risinājumiem.

 

1. Kur vien var – darīt to kopīgiem spēkiem.

Ir pagājušas dienas, kad priekšnieks stingri nosaka, kurās dienās kurš strādās un kurš – atpūtīsies. Arvien vairāk uzņēmumu ļauj saviem darbiniekiem vienoties savā starpā, kurā datumā kurš ņems atvaļinājumu. Tas palielina vēlmi strādāt uzņēmumā, jo ne vienmēr priekšnieka izvēlētās dienas sakrīt ar bērnu izlaidumiem, nometnēm, kāzu gadadienām, īpašajiem ceļojumu piedāvājumiem un citām lietām. Ja Tavā uzņēmumā paši darbinieki arī nosaka atvaļinājuma laikus, lieliski! 

 

2. Visi zina, cik cilvēku vienlaicīgi var būt atvaļinājumā.

Profilakse situācijām, kad vairākiem darbiniekiem vienlaicīgi vajadzīgs atvaļinājums – kā bieži arī ir. Jums jāvienojas, kā risināsiet šādas situācijas, pirms tās rodas. Pareizās atbildes nav – vienā kolektīvā labāk darbojas “kas pirmais brauc, tas pirmais maļ” princips, citā – argumentēšana; citā – slīdošais grafiks, kad priekšroka mainās gadu gaitā (piem., pēc uzvārdiem). Galvenais,ka visi ir vienojušies par noteikumiem un zina, ka tie jāievēro.

 

3. Izveido viegli pieejamu atvaļinājuma grafiku.

Piemēram, Google kalendārā, kopīgā Excel failā, vai citā publiskajā vietnē. Der arī pie sienas piesprausts kalendārs, ja tas vairumam strādā. Šādā veidā katrs darbinieks būs informēts par kolēģu prombūtni, un varēs laicīgi pajautāt jautājumus, pabeigt projektus, pirms viņi devušies ārpus zonas un wifi savās brīvdienās.

 

4. Kopīga sapulce prioritāšu izrunāšanai.

Ne visi cilvēki grib atvaļinājumu jūlijā vai augustā! Ir daudzi pieaugušie, kuri labāk, piemēram, dodas uz kalniem siltajām zemēm ziemas mēnešos un izbauda nedēļas nogales vasarā tepat; citiem ir īpaši svarīgas konkrētas vasaras nedēļas brīvas ik gadu. Tas ir jāizrunā, un varbūt izrādās, ka visu vēlmes ir savienojamas (jā, ļoti optimistiski, tomēr kāpēc gan ne?).

 

5. Ofisā palikušajiem jābūt informācijai par atvaļinājumā esošā kolēģa svarīgākajiem darbiem.

Ir darba vietas, kurās kolektīvi ir ļoti saliedēti un zina, kā atrast otra kolēģa darba dokumentus. Ja esat šāda darba vieta, lieliski! Drošības pēc, pirms katrs dodas atvaļinājumā, gan vienalga vēlams pārliecināties, ka kolēģiem ir viegli pieejama informācija par:

  • aktīvajiem projektiem,
  • pienākumiem tajos,
  • svarīgākajām kontaktpersonām ASAP gadījumiem,  
  • pieeju dokumentiem, kurus kādam var vajadzēt prombūtnes laikā,
  • citai informācijai, kas nepieciešama svarīgu darbu un projektu izpildei.

 

6. Kāda ir darbu dalīšana?

Ja cilvēks, kas iet atvaļinājumā, ikdienā dara darbu, kuru jāturpina darīt arī atvaļinājuma laikā, jābūt skaidri norunātam, kurš ir atbildīgais par šiem darbiem. Viens kolēģis? Vairāki kolēģi? Slīdošais grafiks? Šim jābūt skaidram, pirms atvaļinājums ir sācies! Parasti gan labākā metode ir sadalīt darbus starp daudziem kolēģiem.

 

7. Kāds atalgojums būs tiem, kuri paliek birojā gada karstākajos mēnešos?

Piemēram, papildus dienas janvārī, bonusi, veselīgo augļu dienas vai nodrošinātas pusdienas – kas vien palīdz mums visiem just, ka uzņēmumam rūp cilvēks. Šo vairāk ietekmēt, protams, var vadība.

 

8. Kad atvaļinājumu laiki nolikti – tā jau ir katra darīšana.

Nekad nevērtē, kā Tavs kolēģis vai padotais pavada savu atvaļinājuma laiku! Ja grib skatīties filmas un saulainā laikā sēdēt telpās – lieliski; ja sēdēs tuvējā kafejnīcā un dzers tēju, lasot žurnālus – arī! Tas kādam var būt tikpat efektīvs process bateriju uzlādēšanai kā kāpšana kalnos, ceļojums uz Bali vai burāšana. Katrs drīkst pavadīt savas brīvās dienas, kā pats jūt, ka viņam ir vislabāk.

 

9. Parūpējaties par kolēģiem, kuri nav bijuši atvaļinājumā jau gadiem.

Lai arī ir jauki zināt – Anna vienmēr aizstās visus, ja vajag -, un ļoti bieži Anna pat nevēlas doties atvaļinājumā, viņa ļoti ātri var izdegt un komanda – zaudēt vērtīgu biedru. Vienojaties, kā varat salikt grafiku tā, lai atpūsties gada laikā dabū katrs. Iegūs komandas produktivitāte, un aizkavēsi to, ka Tava biroja “Anna” kādu dienu iebrāžas darbā, sakot, ka pamet uzņēmumu un kolektīvu pārslodzes dēļ.

Ja jūti, ka pats vai pati ieņem šo lomu – parūpējies par savu atvaļinājumu jau šodien!