7 ieteikumi, kā veiksmīgāk plānot savu darba dienu

Produktīviem cilvēkiem ļoti bieži nākas dzirdēt jautājumu no apkārtējiem – “Kā tu visu paspēj?” Vairumā gadījumu pareizā atbilde būs – laba laika plānošana. Ja godīgi, precīzi un akurāti novērtē savas spējas un atrod labākos veidus, kā sakārtot tiešo uzdevumu pildīšanu, gan darba diena, gan karjeras izaugsme ar laiku sāks tikai iepriecināt – un atradīsies arī laiks, kad izbaudīt strādāšanu, ne tikai tikt ierautam vāveres ritenī. Izklausās labi! Tāpēc te būs septiņi ieteikumi, ko ņemt vērā, plānojot savu darba laiku.

  1. Nosaki prioritātes. Cilvēki, kas sasniedz daudz, zina, ka uz darbu jāatnāk jau ar skaidri noteiktām dienas, nedēļas vai mēneša prioritātēm. Tā kolēģu pēkšņais lūgums izpalīdzēt vai “uz galvas uzkritušais” klienta projekts neizsitīs no svarīgākajiem darbiem. Vienkāršs veids, kā noteikt prioritātes, ir sākt ar šo – katru dienu pirms darba sākuma uz lapas, telefonā vai kādā no plānošanas aplikācijām uzraksti darāmos darbus un sadali A, B vai C prioritātē. A – darbi, kas noteikti jāizdara (ne vairāk kā trīs vai četri), B – darbi, kurus izdarīt ir svarīgi, bet ne steidzami, un C – darbi, kurus izdarīt var, ja paliek laiks. Tad to pašu dari ar nedēļas uzdevumiem. Katras nedēļas beigās pārskati, vai kāds no uzdevumiem nav jāpārceļ uz citu prioritāti vai jādzēš laukā, jo vairs nav aktuāls.
  2. Sāc ar sarežģītāko. Dienā mums ir konkrēts enerģijas daudzums. Ja iztērēsim to uz nenozīmīgiem darbiem, dienas beigās vairs nepietiks spēka un koncentrēšanās lielajiem. Veiksmīgi cilvēki dienas sākumā tiek galā ar izaicinošākajiem darbiem, un pārējo dienas daļu velta vieglākiem, mazāk nozīmīgiem. Pat, ja izmainās plāns un dienas laikā neizdarīsi neko citu no A prioritātes – Tu jau vari sev uzsist uz pleca, ka pārvarēji sevi un izdarīji sarežģītāko.
  3. Fokusējies uz vienu lietu vienlaicīgi. Jau sen pagājis laiks, kad multitaskings bija modē – pētījumi pierāda, ka tikai 2% no sabiedrības tiešām spēj darīt vairākus darbus vienlaicīgi. Tie, kuri fokusējas uz vienu lietu, labāk notur uzmanību, strādā  produktīvāk un ir apmierinātāki ar savu darbu ilgtermiņā. Ko tas nozīmē? Nosaki sev konkrētu uzdevumu, norobežojies no visa liekā un velti 20 minūšu 100% uzmanību uzdevumam. Pavēro rezultātus – Tu vari būt pārsteigts, cik ātri var izpildīt darbu, strādājot tikai pie tā!
  4. Ievies konkrētu laiku e-pastu atbildēšanai. Lai paaugstinātu savu produktivitāti, ir svarīgi neatbildēt uz katru jauna e-pasta skaņu vai telefona ievibrēšanos. Ideālajā gadījumā vienojies ar kolēģiem par laikiem, kuros atbildi uz e-pastiem, un tad padari to par savu “vienu lietu vienlaicīgi”. Ja tas nav iespējams – piemēram, darba specifika to neļauj -, ieplāno konkrētu minūšu skaitu, cik noteikti pavadīsi ārpus e-pastiem vai sociālajiem tīkliem, lai varētu fokusēties uz citiem A prioritātes darbiem.
  5. Ieplāno pauzes. Tāpat kā ķermenis nevar skriet 12-14h dienā katru dienu bez apstājas, arī smadzenēm vajadzīga elpas atvilkšana. Pārāk sasprindzis prāts noved pie augsta stresa līmeņa, līdz ar to – sliktākām komunikācijas spējām, lielāka noguruma un zemas paškontroles. Ilgtermiņā tas nozīmē – sliktākiem darba rādītājiem. Tāpēc arī ir teiciens “work smart, not hard” jeb – strādā ne daudz, bet gudri! Atvēli laiku nelielai pastaigai, pajokošanai ar kolēģiem vai meditācijai – jebkam, kas uz neilgu brīdi Tev palīdz atslēgties starp tiešajiem darba pienākumiem.
  6. Ieplāno neparedzētas iejaukšanās. Ar šo bieži darbinieki vai uzņēmēji rēķinās vismazāk. Zvana Tava māte; kolēģa printerim beidzies kārtridžs un tikai Tu zini, kā to nomainīt; kāds vienkārši pienāk parunāties. Ļoti bieži, rakstot dienas vai nedēļas plānu, mums patīk izlikties, ka šādu iejaukšanos nav. Tas bieži noved pie lieka stresa un savu spēju nevajadzīgas pārjautāšanas brīdī, kad redzi, kas pa dienu izdarīts. Iejaukšanās ierēķinot, mēs redzēsim reālistiskāku skatu uz to, ko varam pa dienu paveikt – līdz ar to, prieks par sevi ir lielāks. Tas, savukārt, noved pie lielākas produktivitātes ilgtermiņā.
  7. Regulāri pielāgo plānus reālajai situācijai. Darba laika plānošana ir nemitīgi jāpielāgo Tavai personīgajai un profesionālajai attīstībai. Lai to paskaidrotu vislabāk, atceries savas pirmās darba dienas tagadējā amatā – tas, kas aizņem vienu telefona zvanu vai desmit minūtes tagad, agrāk, iespējams, prasīja lielu, stresainu sagatavošanos, stundu vai pat nedēļu! Līdz ar to, nemitīgi jāpārskata gan metodes, kas der Tavam tagadējiem pienākumiem, gan ieplānotos laikus, lai paveiktu vienu no uzdevumiem, atbilstoši Tavām spējām.

Iesakām sākt ar vienu no ieteikumiem un iztestēt, kurš tieši Tavam darba ritmam, mērķiem un uzdevumiem strādā vislabāk. Lai veicas attīstībā!