5 soļi, kā sakārtot dokumentus un mapes datorā

Tikai divas darba dienas šajā nedēļā – ko darīt? Daudzi izvēlas savest kārtībā biroju, galdu, skapjus, jo pārējā gadā tam nav sanācis laika.

Baltijas Biroju Servisa blogā jau rakstījām par to,  kā sakārtot dokumentu mapes plauktos, šajā blogā apskatīsim to, kas ir acu priekšā – datoru.

Skaties ieteikumus datora dokumentu kārtošanai zemāk, kā vislabāk sakārtot dokumentus un to mapes datorā.

Kā sakārtot dokumentu mapes datorā

1 Pārliecinies, ka visi datora faili ir ievietoti tematiskās mapēs

Elementāri, tomēr bieži vien gadās, ka steigā esam sametuši visus dokumentus uz Desktop vai mapē “Darbs”, vai atstājuši pie lejuplādēm, un viss ir vienā “čupā”. Pēc tam atrast tos ir praktiski neiespējami, īpaši, ja faili ir nosaukti līdzīgos nosaukumos kā Printet2 vai kkkkkkk, jo tajā brīdī nebija laika domāt par nosaukumu.

Parūpējies, ka dokumenti ir ērtā un datora atmiņai draudzīgā vietā mapēs, ne uz desktop vai lejupielādēs, un nosaukti tā, ka bez atvēršanas var saprast, kas tur ir iekšā.

2 Sadali mapes kategorijās

Ja Tev jau kategorijas ir, lieliski. Ja vēl ne? Varbūt, ja kādu brītiņu aplūko visus failus, kas ir saglabāti haotiskā secībā, ieraudzīsi kategorijas, kuras atkārtojas. Piemēram, rēķini, mārketinga materiāli, iekšējo pasākumu bildes, utt. Dažreiz ērtāk ir kārtot mapes pēc klienta, dažreiz – pēc mēneša, dažreiz dokumenta tipa, utt. Kategorijas pilnībā var atšķirties no uzņēmuma uzņēmumā vai amata uzņēmumā.

Tas, ko dod šīs kategorijas – ieraudzīt, kā sakārtot vairākas mapes zem vienas ar lielāku tematu (piemēram, rezultātā Tev būs nevis 20 mapes, kurām jāiet cauri katru reizi, kā kaut ko vajag, bet 2. Piemēram, rēķini un līgumi. Katrā no tām būs iekšā 10 mapes – rēķini janvārī; rēķini februārī, utt., bet jau ar skaidrāku virzienu).

3 Domā par kategorijām un dokumentu nosaukumiem pretējā virzienā

Jeb – kā vēlāk būs vieglāk atrast? Visa datora mapju sistēma ir vajadzīga, lai pēc tam, kad elektronisko dokumentu vai cita tipa failu vajadzēs, Tu to varēsi atrast sekundēs. Tas pats ar nosaukumiem. Ja mapē “Decembris” Tev jāatrod konkrēta klienta fails, labāk to nosaukt klienta vai tā koda vārdā un īsi minēt atslēgas vārdus, kas tur rakstīts. Pārsauc mapes un dokumentus datorātā, kā pēc tam būtu ērtāk atrast failus datorā.

4 Nekļūsti parāk specifisks

Ļoti bieži, iegrimstot iepriekšējos soļos, varam kļūt ļoti sīkumaini. Viss liekas tik svarīgs, ka gribas taisīt atsevišķu mapi katram dokumentam, jo liekas, ka katrs no tiem ir savā kategorijā. Ja redzi, ka tā notiek, pārskati esošās mapes, un izmēģini tās apvienot.

5 Paturi prātā šos 3 jautājumus

Tie palīdzēs pārliecināties, ka esošā sistēma (mapes, to nosaukumi, dokumenti mapēs un to nosaukumi) būs laba:

  • Vai esošā kārtībā būs viegli un ātri pievienot jaunu failu?
  • Vai esošā kārtībā būs viegli un ātri atrast jaunu failu?
  • Vai es šo kategoriju/mapi varēšu regulāri papildināt ar citiem tāda paša tipa dokumentiem?

Ar šo, īpaši, ja dokumentu ir daudz, dažreiz var pietikt abām šīs nedēļas darba dienām. ja tas ir aktuāli, iesakām padomāt arī par drošu failu kopiju saglabāšanu – mākoņos internetā vai ārējā cietā diskā.

Lai veiksmīga un patīkama failu un dokumentu organizēšana datorā, un izdodas 2019. gadu uzsākt ar jaunu un efektīvu kārtību datorā!