5 noteikumi darba e-pastu etiķetei

Vai esi kādreiz aizdomājies, ka no Tavām e-pasta vēstulēm veidojas Tava un Tavas firmas reputācija?

Bieži, rakstot e-pastu, it sevišķi, ja tā ir ikdienas darba sastāvdaļa, cilvēki aizmirst, cik svarīgi ir veidot e-pastu, lai tas būtu pārliecinošs un radītu profesionālu priekšstatu par sūtītāju. Ja vēlies uzlabot vai atsvaidzināt savas e-pasta prasmes, ieskaties, kas jāņem vērā.

5 noteikumi darba e-pastu etiķetei

1. E-pasta adrese.

Izmanto profesionālu adresi. Ir jauki, ja ikdienā atceries pamatskolu, kad izveidoji e-pastu trakakakenite101@inbox.lv, tomēr no tā sūtīts e-pasts netiks uztverts profesionāli. Atstāj to personīgajai sarakstei un darba vajadzībām izmanto e-pasta adresi, kas sastāv no Tava vārda un uzvārda. Ja izmanto firmas e-pastu, neaizmirsti pirmajās sadarbības sarakstēs iepazīstināt ar sevi, tā veidojot profesionālu un personīgu sasaisti ar vēstules saņēmēju.

2. Temats.

Pievieno tematu, kas paskaidro vēstules saturu.

Šis solis jāizvērtē uzmanīgi, lai Tavas e-pasta vēstules netiktu uztvertas kā mēstules. Ja sarakste turpinās ilgāku laiku, atceries, ka tematu vari pārveidot, lai tas atbilstu tēmai, par kuru raksti.  Tāpat atceries, ka vari nomainīt tematu arī vēstulēm, kuras pārsūti, vari pievienot priekšā tēmu “par vides novērtējumu apskaties FWD:” Izmanto atzīmi “svarīgi” tad, ja tas patiešām ir svarīgi.

3. Valodas stils.

Tavas vēstules tiks uztvertas profesionāli, ja izmantosi šādus trikus:

  • Izvēlies valodas stilu, kas ir piemērots attiecībām ar vēstules saņēmēju, ja tas ir sadarbības partneris jau vairāku gadu garumā un jums izveidotas draudzīgas attiecības, stils var būt neformāls.
  • Neizmanto CAPS LOCK, rakstot tekstu. It sevišķi uzmanies, ja atbildi uz vēstuli, kad esi dusmīgs. Lai arī kā gribētos skaļā balsī izteikt domas, tas nav profesionāls veids, kā izcelt tekstu. Tas pats attiecas uz vairākām izsaukuma zīmēm teikuma beigās. E-pastā pietiek ar vienu.
  • Neizmanti saīsinājumus, ja vien tie nav saistīti ar nozari, kurā strādā un abiem tie ir saprotami.
  • Izvairies no emocijzīmēm. Protams, ir jauki saņemt vēstulē smaidiņu, tomēr to jāatstāj privātajai sarakstei, nevis darba sarakstei.
  • Pirms sūtīšanas pārlasi vēstuli. Tā izvairīsies no gramatikas kļūdām, kas var izbojāt vēstuli.
  • E-pastā apspried tikai darba jautājumus. Izmanto citu opciju gadījumiem, kad vēlies apspriest privātus jautājumus, lai izvairītos no pārsūtītām privātajām vēstulēm.

4. Adresāts.

Pirms nosūti, pārliecinies, vai saņēmējs ir tas, kuram vēstule ir domāta. Ir patiešām nepatīkami saņemt un arī nosūtīt vēstuli, kas domāta kādam citam. Tāpat pievērs uzmanību, ja vēlies vēstuli pārsūtīt vairākiem adresātiem, tā vietā, lai sūtītu cc, izmanto opciju bcc, kas nerādīs citus e-pastus, kuriem esi pārsūtījis vēstuli. Saņēmējs uztvers vēstuli personiskāk un tā netiks uztverta kā mēstule, kura pārsūtīta visiem klientiem.

5. Paraksti profesionāli.

Lai vēstules saņēmējs zinātu, kā ar Tevi sazināties, parakstā iekļauj ne tikai iniciāļus, bet arī Tevis pārstāvētās firmas nosaukumu, telefona numuru un arī e-pasta adresi. Izmanto šādu parakstu ne tikai pirmajā vēstulē, bet arī nākošajās, kas atvieglos saziņu ar klientiem. Tāpat vēstules beigās vari atzīmēt nākošo soli – vai vēlies, lai uz Tavu vēstuli tiek atbildēts? Ja sazinies ar klientu, kuram radušās problēmas, vari izmantot personiski iejūtīgu: “ceru, ka šī informācija palīdzēs!”

——

Šie padomi šķiet pietiekoši vienkārši pielietojami, lai radītu profesionālu izskatu e-pasta sarakstei? Neaizmirsti padalīties ar šiem padomiem arī ar kolēģiem un padotajiem, lai klientiem būtu patīkami sazināties ar Tavu uzņēmumu.