4 soļi, kā ieskenēt dokumentus

Jau rakstījām par to, kā organizēt dokumentu mapes. Tagad laiks elektroniskajām versijām!

Lai arī taustāmie dokumenti ir nepieciešami, ir uzņēmumi, kuri regulāri skenē uzņēmuma dokumentus no mapēm. Iemesli vienkārši – lai būtu elektroniska kopija, kā arī vieglāka meklēšana pēc tam. Turklāt, ar skenētiem dokumentiem ļoti viegli dalīties bez ģeogrāfiskām vai laika robežām.

Ja  Tavs pienākums ir dokumentus saglabāt elektroniskajā versijā – ieskaties padomos, kā skenēt dokumentus. Tas nozīmē arī,  kā sagatavoties skenēšanai un kā parūpēties par skenēto dokumentu drošību.

Par visu pēc kārtas!

Kā skenēt dokumentu elektroniskās kopijas

1 Sagatavo tehniskās lietas

  • Parūpējies, ka Tev ir piemērots skeneris, kas iztur slodzi. Ir gadījumi, kad pa gadu uzņēmuma apgriezieni ir pieauguši, un tāpat arī dokumentu daudzums – dažreiz tam vajag izturīgāku tehniku. Ieskaties šeit vai sazinies ar mūsu biroja palīgiem, ja Jūsu uzņēmumam ir viens no gadījumiem.
  • Pārbaudi, vai Tev būs pietiekoši daudz atmiņas datorā, lai saglabātu visus dokumentus augstā kvalitātē. Ja nē, iegādājies ārējo atmiņu vai iztukšo esošo.
  • Ja redzi, ka darbu apjoms šobrīd ir pārāk liels skenēšanai, apsver iespēju palīgt papildus cilvēku palīdzību. Pēc tam, savukārt, izveido plānu, kā skenēt dokumentus regulāri – reizi nedēļā, mēnesī, ceturksnī. Lai slodze sadalās vienmērīgāk.
  • Pārliecinies, ka strādā dokumentu smalcinātājs sensitīvu dokumentu iznīcināšanai. Ja birojā vēl tāda nav, nodrošini biroju ar labu papīra smalcinātāju (šeit, kā izvēlēties savam birojam piemērotāko papīra smalcinātāju)

2 Sagatavo dokumentus skenēšanai

  • Noņem metāla skavas no papīra (šeit noderēs atskavotājs). Arī turpmāk dokumentus, kurus vajadzēs skenēt, labāk saturi kopā ar saspraudēm vai metāla klipšiem.
  • Noņem līmlapiņas, ja uz kāda no dokumentiem tās ir pielīmētas.

3 Skenē

Viena lapa, četras lapas, trīssimt astoņdesmitā… Skenē atbilstoši sava skenera specifikai. Pāris noderīgi ieteikumi šajā procesā, kas derēs jebkuram skenerim:

  • Izmanto krāsaino skenēšanas režīmu tikai tad, kad krāsas patiešām ir nepieciešamas elektroniskajam dokumentam. Pārējos gadījumos izmanto melnbalto režīmu.
  • Ja dokumenti rakstīti ar zilo pildspalvu un skenējot nav labi salasāmi, nokopē dokumentu, patumšinot krāsas, un ieskenē kopiju.
  • PDF formāts pagaidām ir parocīgākais un laika izturīgākais formāts – iesakām saglabāt failus tajā.
  • Izdomā sistēmu, kā nosaukt failus tā, ka tos viegli sagrupēt un atrast. Labākais variants – sagrupēt un saukt tādā pašā sistēmā, kā dokumenti saglabāti mapēs. Ja sistēma mapēm nav, ieskaties šeit, kā to izveidot.

4 Dokumentu drošībai

Skenēti dokumenti var glabāties mūžīgi, tomēr arī elektroniski gadās ķibeles. Dažreiz ķibeles gadās, jau skenējot – it īpaši, ja tehnika kalpo labu laiciņu. Pie lielas slodzes tā var pēkšņi izslēgties vai kā citādi nobrukt.

  • Laikus jau padomā par dokumentu drošību, izveidojot rezerves kopijas. Ir datu saglabāšanas sistēmas, kuras ļauj ik pēc noteikta laika saglabāt rezerves kopiju (t.s. back-up) automātiski. Pajautā savam IT daļas kolēģim vai kolēģei par šo vairāk.
  • Otrs variants – saglabā failus drošos interneta “mākoņos” vai, piemēram, ārējos cietajos diskos.