3 veidi, kā organizēt dokumentus gada atskaitēm

Pēdējie elpas vilcieni, un drīz varēs atgriezties dzīvē – tā šobrīd domā liela daļa Latvijas grāmatvežu. Palikusi nepilna nedēļa līdz gada atskaišu nodošanai, un ir jāieliek visa enerģija un prāts, lai apkopotu un iesniegtu uzņēmumiem tik nozīmīgos failus elektroniskajā VID sistēmā.

Tai pat laikā, jo tuvāk gada atskaišu nodošanas termiņam, jo piņķerīgāk atrast vajadzīgo dokumentu tieši tad, kad tā trūkst. Ja nu jau šobrīd uzņēmumā nav ļoti rūpīgi izstrādātas sistēmas, kā uzglabāt un organizēt dokumentus nodokļu atskaitēm, atrast transporta čeku no novembra var būt tikpat sarežģīti kā milzīgā veļas kaudzē atrast vienu mazu zeķīti.

NEKAD nevar atrast to mazo zeķīti.

Atbilde, kā izvairīties no šādas situācijas – maksimāli novērst nodokļu “apģērbu kaudzes” rašanos! Izveidojot  sistēmu, kādā ļoti organizēti glabāt nodokļu “apģērbus” jeb dokumentus atsevišķos “plauktiņos”, katru savā vietā, vajadzīgajā brīdī ietaupīsi laiku, lai kopējā sistēmā atrastu mazo papīra gabaliņu, kas konkrētajā brīdī ir īpaši nozīmīgs.

Jā, mēs esam aizņemti, un nekad nav laika katru čeku mest savā mapē. Visbiežāk atskaitēm vajadzīgie dokumenti – rēķini, čeki, polises – stāv vai nu uz galda, vai samesti atvilktnē, vai uz ātru roku salikti vienā kastē. Tomēr, Tu aiztaupīsi laiku gan sev, gan savai grāmatvedei, ja vienu reizi saorganizēsi visu ērti pārskatāmā sistēmā. Un laiks ir nauda.

 

Kā organizēt nodokļu atskaitēm paredzētos dokumentus

 

Pēc dokumenta veida

Viegls paņēmiens, kā vajadzīgajā brīdī atrast vajadzīgo dokumentu, ir to sagrupēt mapēs pēc tā veida. Nevis vienkārši čeki, bet transporta izdevumi. Nevis vienkārši rēķini, bet atsevišķi katrai produktu grupai, vai no viena klienta. 

Biežāk sastopamais veids, kā grupēt dokumentus:

  • Iepriekš maksātie nodokļi – ienākuma nodokļa dokumenti; ar īpašumu saistītie nodokļi
  • Medicīnas un veselības apdrošināšanas izdevumi
  • Algas
  • Ziedojumi un labdarība
  • Investīciju dokumenti
  • Citi ar uzņēmumu saistītie izdevumi (transporta pakalpojumi, birojam nepieciešamās preces, iekārtas, utt.)
  • Ienākošie rēķini un maksājumi (ar apakšnodaļām, balstoties uz konkrētā uzņēmuma īpatnībām)

 

Pēc mēneša un gada

Ilgākā laika periodā ļoti atmaksājas, ja iepriekš minētās dokumentu mapes papildus organizē pēc laika – gada, mēneša vai pat nedēļas, ja dokumentu apgrozība ir liela. Tas, pirmkārt, atvieglo ātrāku un precīzāku vajadzīgā dokumenta atrašanu, kad tas ir steidzami vajadzīgs; otrkārt, ilgākā laika periodā palīdz saprast uzņēmuma finanšu plūsmu, izanalizēt to; pamanīt likumsakarības pēc mēnešiem vai tematikas.

Ja negribas vai nav laika organizēt dokumentus pēc tēmām, vari visa gada garumā (sākot, protams, pēc šīs gada atskaites nodošanas) saglabāt dokumentus tikai pēc mēneša, un, tuvojoties gada atskaitei, sakārtot tos pa tēmām tad. Piemēram, reģistra mapē ievieto nodalījumus pa mēnešiem un reizi dienā, nedēļā vai mēnesī saliec visus papīrus tajā. Čekus ērti uzglabā, saliekot tos pa mēnešiem slēdzamajos maisiņos. Caurdur maisiņa sānu, un pievieno mēneša nodalījumam.

 

PĒC PIEEJAS ĀTRUMA

Jau šobrīd lielākā daļa atskaišu Valsts ieņēmumu dienestā ir iesniedzamas elektroniski. Līdz ar to, arī lielākajai daļai no dokumentu būs vajadzīgas to elektroniskas kopijas. Parūpējies par tām jau laikus, ieviešot kā ieradumu reizi dienā, nedēļā, vai, vislabāk – uzreiz, kā dokumentu saņem – to ieskenēt un pievienot uzņēmuma kopīgai digitālai mapei Dropbox, GoogleDrive vai citos interneta mākoņos. Ja ne visiem, tad svarīgākajiem dokumentiem, lai ātri var datorā atrast vajadzīgos datus, kad vajadzīgs. Arī šīs mapes saorganizē pēc veida un mēneša.

 

Papildus – pazudušie dokumenti

Atgriežoties pie pazudušajām zeķēm! Lai neaizmirstu papīrus, kurus šobrīd nav iespējams atrast, ir vērtīgi ieviest sarakstu ar trūkstošajiem failiem, vai nu rakstiski, vai digitāli. Labāk to darīt uzreiz, lai nākamreiz par to neatceries, kad atrašanai palikušas vien pāris stundas. Pazudušos dokumentus piefiksējot digitāli mākoņu platformās, arī kolēģi var iesaistīties un, iespējams, palīdzēt ar nozudušā dokumenta atrašanu. 

 

Ko ieplānot jau šobrīd jeb pirmais solis pēc gada atskaišu iesniegšanas

Neliela atpūta. Tu esi to pelnījis.

Pēc tam? Labākais laiks, kad izlabot nākamā gada finanšu sistēmu vietās, kurās ir robi, ir – tagad! Uzreiz, kā iesniedz atskaiti un tās sagatavošanas laikā piefiksē, kā varētu uzlabot finanšu un to dokumentu plūsmu. Varbūt piemērot sodu klientiem, kas regulāri kavē maksājumus uzņēmumam? Varbūt izveidot vienu dienu mēnesī, kad visi darbinieki iesniedz sakārtotus dokumentus, čekus un rēķinus? Izmanto situāciju, kad rūpīgi biji iedziļinājies finanšu plūsmā, un veic svarīgākos pasākumus tās organizēšanai un uzlabošanai.

Tāpat arī parūpējies par dokumentu uzglabāšanu līdz vajadzīgajam termiņam. Ja nu tos nepieciešams uzrādīt valsts iestādēm, kas pārbauda finanses.

Un pavisam drīz jau gada pārskats sagādās mazāk galvassāpju, un patērēs mazāk laika, jo visi dokumenti būs pie vietas.