11 padomi, kā profesionālāk rakstīt e-pastus

E-pastu rakstīšana jau kādu laiciņu mums ir ikdiena. Tieši tāpēc, saņemot jaunu ziņu savā pastkastītē, ir tik viegli nedomājot uzklikšķināt uz “Atbildēt” pogas, aši uzmest pāris rindiņas un nosūtīt. Tai pat laikā, tas, kā Tu komunicē e-pastā, ļoti daudz ko pasaka par Tavu profesionalitāti. Apkopojām vairākas frāzes, kuras labāk nepieminēt, sazinoties binesa vidē šajā komunikācijas veidā.

  1. “Tevi pievienoju katram gadījumam/ lai Tu būtu lietas kursā” – sūti e-pastu tikai tad, ja zini, ka šāda info otram patiešām ir vajadzīga, un norādi, kura rakstītā daļa konkrētajam pievienotajam cilvēkam ir jāizskata. To pašu, protams, vari lūgt arī no tiem, kas e-pastus sūta Tev – ir daudz patīkamāk saņemt e-pastus ar skaidri saprotamu jēgu un uzdevumu!
  2. “Es zinu, ka esi aizņemts, bet” – ļoti apdomīgi, ka cieni citu laika resursu! Tomēr, ja aizņemtais e-pasta saņēmējs jau lasa Tavu e-pastu, ar šo rindiņu Tu tērē viņa vai viņas laiku. Uzreiz ķeries pie lietas un maksimāli kodolīgi izklāsti visu sniedzamo informāciju tā, lai saņēmējs saprot, kāpēc ir vērts lasīt e-pastu.
  3. “Jūs mani nezināt, bet” – labāk iepazīstini ar svarīgāko par sevi un liec manīt, kāpēc cilvēkam, kam raksti, būtu svarīgi, izdevīgi vai nepieciešami e-pastu lasīt tālāk.
  4. “Šis nav steidzami (svarīgi)” – ar tādu rindiņu var rasties iespaids, ka citu cilvēku vietā lem viņa prioritātes – vai nemāki noteikt savējās, velti tērējot laiku ar ziņas rakstīšanu, kas nav svarīga. Tā vietā sāc e-pastu ar sveicienu un īsu uzdevuma izklāstu, vislabāk – dod konkrētu termiņu, kurā gaidi atbildi. Ja Tev tā ir prioritāte, laipni to norādi un lūdz atbildēt, cik ātri vien iespējams.
  5. “Pārsūti, lūdzu, šo e-pastu (cita cilvēka  vārds)” – vārdu savienojums, kas viegli var palielināt haosu komunikācijā un noņemt atbildību no Tevis. Labāk palūdz e-pastu, lai vari nodot info pats, citādi Tu liec kādam cilvēkam būt par lieku starpnieku tur, kur jūs varat komunicēt pa tiešo.
  6. “Neesmu eksperts, bet (…)” – ar šādu komentāru Tavu ieteikumu, visticamāk, neviens neņems vērā. Labāk – uzraksti savu viedokli maksimāli argumentēti un racionāli, un ļauj otrai personai izlemt, vai ņemt to vērā vai ne (izvairies izmantot frāzi “neesmu eksperts, bet” arī ārpus e-pasta – neviens, kas raksta vai saka šādu frāzi, netiek ņemts vērā nopietni korporatīvajā vidē).
  7. “Atvainojos par drukas kļūdām” – protams, mums nav laika un dažreiz e-pastus var sanākt sūtīt steigā. Tai pat laikā, strikti sakot, šī frāze nozīmē, ka esi par slinku, lai pārlasītu e-pastu vēlreiz, par slinku, lai uzliktu autokorektoru, vai arī cilvēks Tev nenozīmē tik daudz, lai Tev rūpētu nosūtīt gramatiski pareizu vēstuli. Labāk – uzraksti e-pastu, pārbaudi gramatikas un komatu kļūdas, izlabo, un tikai tad to nosūti. Tas atmaksāsies ilgtermiņā!
  8. Jebkurš teikums, kas beidzas ar “!!!!” vai “….” vai “?????”  – biznesa etiķetē tas atstāj neprofesionālu, nedaudz bērnišķīgu un dažiem cilvēkiem pat rupju un pazemojošu iespaidu. Lietišķajā vidē labāk palikt lietišķam, pat tad, ja temats padara emocionālu. Tas nozīmē – tikai vienu izsaukuma zīmi, punktu vai jautājuma zīmi.
  9. TAS PATS ATTIECAS UZ E-PASTU AR IESLĒGTU CAPS LOCK. Padomam ir arī praktiska nozīme – lielie burti, it īpaši virsrakstā, palielina izredzes Tavam e-pastam nokļūt spamā.
  10. E-pasta temata nosaukums: “Jautājums” (vai kas tikpat nekonkrēts) – ērtāk gan Tev, gan saņēmējam būs, ja tematā kodolīgi ļausi uzzināt, par ko ir e-pasts. Tas Tev vēlāk atvieglos situācijas, kurās ātri meklētājā jāatrod vajadzīgā sarakste. It īpaši šo ņem vērā, ja ar cilvēku komunicē bieži un par vairākiem tematiem vienlaicīgi (tā paša iemesla dēļ centies atsevišķus tematus rakstīt atsevišķos e-pastos, nevis, spiežot “Atbildēt” iepriekšējiem)!
  11. “Atceļu rezervāciju/ tikšanos pēc 15 minūtēm” (un citi līdzīgi jautājumi) – Tu nevari paredzēt, kad persona pievērsīsies e-pastiem, tāpēc daudz korektāk steidzamu atteikšanu gadījumos ir zvanīt.

Noslēgumā ieteikums no daudziem biznesa etiķetes ekspertiem pasaulē – raksti e-pastus ar domu, ka jebkurā brīdī tas, ko un kā raksti, var kļūt pieejams jebkuram (mūsdienu elektroniskajā vidē forward jeb pārsūtīšana ir sekundes jautājums) – ar cieņu pret kolēģiem, priekšniekiem, vai sadarbības partneriem.

Ceram, ka vismaz pāris no šeit pieejamiem ieteikumiem Tavu e-pastu sarakstes spēs padarīt efektīvākas un profesionālākas! Apsveicam, ja šajā sarakstā nepamanīji nevienu sevis lietotu frāzi – esi ļoti profesionāls e-pastu komunikators!